Um Familien mit kleinen Kindern finanziell zu unterstützen, übernehmen viele Arbeitgeber die Kita-Kosten für die nicht schulpflichtigen Kinder eines Arbeitnehmers oder zahlen einen Zuschuss zu den Aufwendungen. Dieser Vorteil ist steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Begünstigt sind Kosten für die Betreuung, Unterkunft und auch für die Verpflegung des Kindes. Keine Rolle spielt, ob die Unterbringung und Betreuung in betrieblichen oder außerbetrieblichen Kindergärten erfolgt.

Doch es gibt eine weitere Hürde: Es müssen tatsächlich Kita-Beiträge gezahlt werden und der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachweisen.

Hinweis: Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

In den vergangenen beiden Jahren waren coronabedingt viele Kindertagesstätten monatelang geschlossen oder es gab nur Notbetreuungen. Einige Landesregierungen hatten sich deshalb auf eine Aussetzung oder sogar Rückerstattung von Kita-Beiträgen verständigt. Arbeitgeber haben aber meist die Zuschüsse weitergezahlt und nicht zurückgefordert. Damit wären sie normalerweise steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Glücklicherweise haben sich die Finanzverwaltungen – zumindest für in 2020 gezahlte Zuschüsse darauf verständigt, dass diese Zuschüsse weiterhin steuerfrei behandelt werden können.

Doch das Ganze hat einen Haken: Die Finanzverwaltung sieht in diesen weitergezahlten und nicht zurückgeforderten Zuschüssen eine Darlehensgewährung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Die 2020 geleisteten Zuschüsse sind daher mit den im Jahr 2021 entstandenen Unterbringungs- und Betreuungskosten für die Kinder zu verrechnen. Sind diese niedriger als der Betrag, den der Arbeitgeber 2020 zu Unrecht steuerfrei belassen hat, ist die Differenz lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Eine nochmalige steuerfreie Erstattung im Jahr 2021 ist nicht zulässig.

Hinweis: Arbeitgeber sollten prüfen, ob sie für alle in den Jahren 2020 und 2021 gezahlten Zuschüsse zu Kita-Beiträgen über entsprechende Nachweise der tatsächlich aufgewendeten Kita-Beiträge verfügen.