Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung nehmen immer weiter zu. Wer sie nicht beachtet, riskiert nicht nur häufigere Prüfungen, z. B. in Form einer unangekündigten Kassennachschau, sondern auch Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen.

Seit dem 1. Januar 2020 gilt für alle Unternehmen, die ein elektronisches (PC-)Kassensystem nutzen, eine Belegausgabepflicht. Damit müssen auch Apotheken und andere Gesundheitsunternehmen, die elektronische Kassensysteme einsetzen, einen Kassenbeleg an ihre Kunden bzw. Patienten herausgeben bzw. diesen elektronisch zur Verfügung stellen. Zudem müssen alle elektronischen Kassensysteme über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Sie stellt die Manipulationssicherheit der Kassendaten sicher.

Kassenbon muss Pflichtangaben enthalten
Durch die Änderung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurden die bereits nach dem Umsatzsteuerrecht geforderten Belegangaben um weitere Pflichtangaben ergänzt. Damit muss ein ordnungsgemäßer Kassenbon mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• die Transaktionsnummer,
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Diese Angaben werden von der TSE manipulationssicher generiert und auf dem Bon ausgegeben. Ab dem 1. Januar 2024 ist zudem auch der vom Sicherheitsmodul der TSE im Rahmen einer aufgezeichneten Transaktion festgelegte Prüfwert sowie der fortlaufende Signaturzähler auf dem Beleg auszuweisen.

Angaben auf QR-Code reichen aus
Die notwendigen Angaben auf dem Beleg können für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder als auslesbarer QR-Code ausgewiesen werden. Kassenbelege werden damit auch kürzer, sodass Papier gespart werden kann. Der QR-Code hat der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV), die für die jeweils zugehörige Art des Aufzeichnungssystems vorgeschrieben ist, zu entsprechen. Die digitale Schnittstelle wird auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern in der jeweils geltenden Fassung veröffentlicht. Zum Auslesen des QR-Codes gibt es zudem verschiedene kostenlose Apps, z. B. „fiskalcheck“ oder „DF QR-Code Checker“.

QR-Code erleichtert Kassenprüfung
Die Finanzverwaltung prüft, ob elektronische Kassensys-teme über eine TSE verfügen und diese ordnungsgemäß programmiert ist. Aktuell kann der Einsatz der TSE nur vor Ort – z. B. in der Apotheke – geprüft werden. Beliebtes Prüfinstrument ist die Kassennachschau. Prüfer der Finanzverwaltung können damit – anders als bei einer klassischen, meist vollumfänglichen Betriebsprüfung – unangemeldete Kontrollen der Kassenführung durchführen.
Anhand der Belege und der darauf befindlichen Angaben kann die Finanzverwaltung prüfen, ob

• das Kassensystem durch eine TSE geschützt wird,
• Geschäftsvorfälle laufend erfasst und signiert werden,
• die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts sowie der KassenSichV erfüllt werden.

Die im QR-Code eines Kassenbons ausgewiesenen TSE-Mindestangaben ermöglichen Finanzbeamten, z. B. im Rahmen eines Testkaufs, eine schnelle Belegverifikation. Mithilfe der App „AmadeusVerify“ kann die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen überprüft werden, ohne dass es zur Störung des laufenden Apothekenbetriebs kommt. Im Idealfall kann damit eine Kassennachschau auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Enthält der Bon da-gegen keinen QR-Code, können die Daten lediglich durch einen Datenexport aus dem (PC-)Kassensystem oder der TSE direkt geprüft werden. Das führt meist zu Störungen im betrieblichen Ablauf.

Hinweis: Durch den freiwilligen Aufdruck des QR-Codes sinkt die Wahrscheinlichkeit einer tiefgreifenden Kassennachschau sowie einer nachfolgenden umfassenderen Betriebsprüfung. Nebeneffekt: Der Kassenbon wird kürzer, wenn die im QR Code enthaltenen Daten nicht noch zusätzlich auf dem Bon ausgewiesen werden.