ApoAktuell: (Jahres-)Daten auf CD – GoBD-konforme Aufbewahrung?
Gerade im Zuge des Jahreswechsels treten die Apothekenabrechnungszentren, Großhändler und
andere Lieferanten/Dienstleister mit einem Angebot zur Datenarchivierung an die Apothekeninhaber heran. Sie bieten an, die Daten der vergangenen Jahre (Abrechnungen, Rechnungen, Lieferscheine etc.) gegen Entgelt per Download oder per Archivierungs-CD zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig weisen sie darauf hin, dass diese Daten nur eine beschränkte Zeit beim jeweiligen Dienstleister/Lieferanten aufbewahrt werden.
Dies erweckt möglicherweise den Anschein, dass es ausreichend sein könnte, die Daten in dieser Form vorzuhalten, um den steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten vollumfassend nachzukommen. Doch dem ist nicht so, denn (Ab-)Rechnungen sind als empfangene oder versandte Handels- oder Geschäftsbriefe bzw. als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 Abgabenordnung (AO) aufzubewahren. Dabei ist zu unterscheiden, ob die Unterlagen in Papierform (z. B. Brief) oder in elektronischer Form (z. B. PDF-Datei) im Unternehmen eingegangen oder entstanden sind.
In Papierform empfangene oder versandte Unterlagen
Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen oder versendet wurden, können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und das Verfahren dazu ausreichend dokumentiert wird. Dies setzt u. a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke
(Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben.
Die in diesem Sinne aufzubewahrende Unterlage kann folglich nur die Rechnung oder der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich Vermerke angebracht hat.
In elektronischer Form empfangene oder versandte Unterlagen
In elektronischer Form empfangene oder versandte Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen bzw. erstellt wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im pdf- oder Bildformat). Das heißt: Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind diese auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden (vgl. Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen zu den GoBD vom 28.11.2019).
Es reicht daher nicht mehr aus, die elektronisch empfangenen oder versandten Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form aufzubewahren. Sie müssen zudem für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege).
Weiterhin ist zu anzumerken, dass nach § 15 UStG das Vorliegen der Originalrechnung im Zeitpunkt der Vorsteuerbuchung eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug ist (vgl. BFH-Urteil XI R 63/93 vom 16.04.1997, BStBl 1997 II S. 582).
Fazit:
Allein mit der Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten des Lieferanten/Dienstleisters erstellt worden ist, kann der Apotheker seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht erfüllen. Denn die Archivierungs-CD gibt nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten (vgl. Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017 – S 0317.1.1-4/3 St42).
Welche Unterlagen können in 2021 vernichtet werden?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht wurde, d. h., wenn die letzten Buchungen erfolgten, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Handels- oder Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt wurden. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.
Wurden beispielsweise im Jahr 2010 die letzten Buchungen für das Jahr 2009 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2010, dauert 10 Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2020. Ab dem 1. Januar 2021 können somit alle Unterlagen für das Jahr 2009 vernichtet werden.
Hinweis:
Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn das Finanzamt bis zum 31. Dezember 2020 schriftlich eine Außenprüfung ankündigt.
