Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist da! Das wird in der betrieblichen Praxis und auch für mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen befasste Steuerbüros zu zahlreichen Änderungen bei den bisherigen praktischen Abläufen führen. Zudem ergeben sich eine ganze Reihe rechtlicher, vor allem arbeitsrechtlicher Fragen, von denen aktuell leider nicht alle mit letzter Sicherheit beantwortet werden können.

Stand: 13. April 2023

Frage 1: Wofür steht die Abkürzung „eAU“

Das ist die Abkürzung für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, eben kurz eAU.

Frage 2: Ab wann gilt die eAU?

Die Regeln für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gelten ab 01.01.2023. Streng genommen gab es die eAU auch schon vorher (siehe auch nachfolgend Frage 7). Ab Januar 2023 ist aber die gewissermaßen „letzte Ausbaustufe“ der eAU erreicht.

Frage 3: Wofür steht das Wort „elektronisch“?

Seit 01.01.2023 wird der bisher übliche „gelbe Schein“, den der Arbeitnehmer durch den die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausfüllenden Arzt, Zahnarzt usw. für den Arbeitgeber bekam, durch eine digital übermittelte Information des Arztes, Zahnarztes usw. an die Krankenkasse ersetzt. Damit entfällt zugleich die „analoge“ Übersendung des „gelben Scheins“ an die Krankenkasse durch den jeweils betroffenen Arbeitnehmer.

Frage 4: Wird auch die Krankmeldung elektronisch bzw. digital?

Das liest man immer wieder. Das ist aber so nicht richtig. Unter der Krankmeldung im eigentlichen Sinne versteht man die Information des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer darüber, dass der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt ist oder sich zumindest so fühlt.  Die dazu bislang geltenden Regeln bleiben unverändert!

In § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz wird vom Arbeitnehmer eine „unverzügliche“ Mitteilung des Arbeitgebers über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer verlangt. Einzelheiten hängen naturgemäß davon ab, ob der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Unterrichtung des Arbeitgebers bereits einen Arzt aufgesucht hat oder nicht. Eine bestimmte Form der Information (z.B. telefonisch, per SMS oder Ähnliches) ist gesetzlich nicht vorgegeben. Eine briefliche Anzeige wird regelmäßig dem Unverzüglichkeitsgebot (§ 121 BGB) nicht ausreichend Rechnung tragen. Daran hat sich nichts geändert.

Frage 5: Gibt es auch Fälle, in denen die bislang maßgebliche Vorlagepflicht („gelber Schein“) beibehalten wird?

Ja! Die Vorlagepflicht bleibt bestehen, soweit die elektronische Meldung nach § 109 SGB IV nicht greift. § 109 SGB IV lautet:

„§ 109 Meldung der Arbeitsunfähigkeits- und Vorerkrankungszeiten an den Arbeitgeber

(1) Die Krankenkasse hat nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten nach § 295 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Fünften Buches eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber zu erstellen, die insbesondere die folgenden Daten enthält:

1. den Namen des Beschäftigten,
2. den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit,
3. das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
4. die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
5. die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

In den Fällen, in denen die Krankenkasse die Arbeitsunfähigkeitsdaten nach § 295 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Fünften Buches für einen geringfügig beschäftigten Versicherten erhält, hat sie die Daten nach Satz 1 für die nach § 2 Absatz 1 Satz 2 des Gesetzes über den Ausgleich der Arbeitgeberzuwendungen für Entgeltfortzahlung zuständige Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ausschließlich für die Zwecke des Erstattungsverfahrens nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz zum Abruf bereitzustellen. Arbeitgeber haben die Daten nach Satz 1 in den nach Satz 2 genannten Fällen bei der zuständigen Krankenkasse durch ein nach § 95b systemgeprüftes Programm oder eine Ausfüllhilfe abzurufen. Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten mit dem Abruf, darf dieser die Daten verarbeiten. Unberührt bleibt die Verpflichtung des behandelnden Arztes, dem Versicherten eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit nach § 73 Absatz 2 Satz 1 Nummer 9 des Fünften Buches in Verbindung mit § 5 Absatz 1a Satz 2 des Entgeltfortzahlungsgesetzes auszuhändigen.

(2) Stellt die Krankenkasse auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten nach § 295 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Fünften Buches und auf Grundlage von weiteren ihr vorliegenden Daten fest, dass die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für einen Arbeitgeber ausläuft, so übermittelt sie dem betroffenen Arbeitgeber eine Meldung mit den Angaben über die für ihn relevanten Vorerkrankungszeiten. Satz 1 gilt nicht für geringfügig Beschäftigte.

(3) Die Absätze 1 und 2 gelten nicht für Beschäftigte nach den §§ 8a und 12.

(3a) Die Absätze 1 bis 3 gelten entsprechend bei Eingang der Daten nach § 301 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 und 7 des Fünften Buches mit der Maßgabe, dass die Meldung abweichend von Absatz 1 Satz 1 nur die Daten nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 und den Beginn, die voraussichtliche Dauer und das Ende des stationären Krankenhausaufenthaltes zu enthalten hat. Für die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten von den Krankenhäusern an die Krankenkassen werden die Dienste der Telematikinfrastruktur nach dem Fünften Buch genutzt, sobald diese zur Verfügung stehen.

(4) Das Nähere zu den Datensätzen und zum Verfahren regelt der Spitzenverband Bund der Krankenkassen in Grundsätzen. Die Grundsätze bedürfen der Genehmigung durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Gesundheit und dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft; die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände ist vor der Genehmigung anzuhören.“

Siehe auch die Informationen der KBV (letzter Abruf am 13.03.2023, 15:42 Uhr):

„Seit Beginn des Jahres 2023 muss der Ausdruck für den Arbeitgeber nicht mehr regelhaft erstellt werden. Vertragsärztinnen und -ärzte müssen die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber nur noch in Ausnahmefällen auf Wunsch der Patientin oder des Patienten ausdrucken. Dies ist insbesondere für Arbeitslose, Studierende und Schülerinnen und Schüler wichtig, da hier noch kein digitaler Empfang der Arbeitgeberdaten möglich ist. Das Ausstellen des Arbeitgeberausdrucks im Bedarfsfall ist in den Versicherten- bzw. Grundpauschalen enthalten.“

Zu weiteren Ausnahmen siehe auch die nachfolgenden Fragen.

Frage 6: Gilt die eAU auch für eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten?

Nein, siehe dazu § 109 Abs. 3 SGB IV (Frage 5).

Frage 7: Sind AU-Bescheinigungen nicht bislang auch schon digital an die Krankenkassen übermittelt worden?

Ja, es gibt schon seit einiger Zeit eine Pilotphase. Diese hat gezeigt, dass augenblicklich noch mit größeren technischen Schwierigkeiten gekämpft wird.

Frage 8: Aus drei Belegen über eine AU wird nur noch ein Beleg – was heißt das ganz konkret im Zusammenhang mit der eAU?

Bislang gab es drei Belege:

• Einen für den Arbeitnehmer selbst,
• einen für den Arbeitgeber (den der Arbeitnehmer dort abzugeben hatte) und schließlich
• einen für die Krankenkasse des Arbeitnehmers (den der Arbeitnehmer an eben diese Krankenkasse zu übermitteln hatte).

Nunmehr wird es für den Arbeitnehmer lediglich einen Beleg für seine eigenen Unterlagen geben. Die beiden anderen Dokumente entfallen in der Regel bzw. werden durch elektronische Nachrichten ersetzt.

Frage 9: Was bedeutet die eAU ganz praktisch für betroffene Arbeitgeber?

Es ergibt sich ein „Dreiklang“:

Punkt 1: Der Arbeitnehmer informiert seinen Arbeitgeber (unverändert) unverzüglich über die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit.

Punkt 2: Der die AU ausstellende Arzt, Zahnarzt usw. meldet die AU der betreffenden Krankenkasse auf elektronischem Weg.

Punkt 3: Der Arbeitgeber (oder ggf. auch das für ihn tätige Steuerbüro) ruft die Daten bei der zuständigen Krankenkasse ab.

Frage 10: Gilt das eben unter Frage 9 Geschilderte auch für geringfügig Beschäftigte?

Ja, mit der bereits beschriebenen Ausnahme für die in Privathaushalten Tätigen (siehe oben Frage 6). Die Abfrage der eAU erfolgt bei Minijobbern ebenfalls grundsätzlich bei der für den geringfügig Beschäftigten jeweils maßgeblichen Krankenkasse. Diese muss der Arbeitgeber beim Minijobber abfragen  und im Lohnprogramm hinterlegen.

Frage 11: Was gilt für Arbeitnehmer, die nicht gesetzlich, sondern privat versichert sind?

Hier bleibt einstweilen alles so, wie es bislang auch schon war! Angeblich plant der Verband der privaten Krankenversicherungen eine Angleichung der Regelungen für privat versicherte Arbeitnehmer an die Regeln, die für die gesetzlich Versicherten ab 01.01.2023 maßgeblich sind. Hier ist aber noch nichts verbindlich festgelegt.

Frage 12: Ändert sich durch die eAU etwas an den zu Lasten des Arbeitnehmers geltenden Nachweispflichten hinsichtlich des Vorliegens einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit?

Nein!

Frage 13: Wie verhält es sich mit dem Anspruch des Arbeitnehmers auf Krankengeld im Zusammenhang mit der eAU?

Hier gelten keine Besonderheiten. Zu Problemen wird es aber kommen, wenn die Datenübermittlung nicht korrekt funktioniert. Das Risiko dürfte steigen, wenn mehrere Ärzte, Zahnärzte usw. zeitlich gestaffelt Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausstellen und elektronisch übermitteln.

Frage 14: Was passiert, wenn eine Krankheit länger als drei Tage andauert?

Hier ändert sich an den dargestellten Regeln nichts! Arbeitnehmer sind auch zukünftig verpflichtet, eine Arbeitsunfähigkeit feststellen zu lassen, wenn einer der drei nachfolgend geschilderten Fälle vorliegt:

Fall 1: Die Krankheit bzw. AU dauert länger als drei Tage.

Fall 2: Der Arbeitgeber fordert vor Ablauf der drei Tage einen entsprechenden Nachweis der AU.

Fall 3: Die durch Krankheit ausgelöste AU dauert länger an, als es der bis dahin maßgeblichen Feststellung des Arztes, Zahnarztes usw. zu entnehmen war.

Frage 15: Was gilt für Arbeitsunfälle?

Nichts Besonderes! Die Daten werden in diesem Fall durch die Krankenkasse an die zuständige Berufsgenossenschaft übermittelt. Siehe im Übrigen auch § 109 Abs. 1 Nr. 5 SGB IV (Frage 5).

Frage 16: Wie erhält das Lohnbüro bzw. Steuerbüro die notwendigen Daten?

Das kann dadurch geschehen, dass der Arbeitgeber das Lohn- bzw. Steuerbüro entsprechend beauftragt. In aller Regel muss das geschehen, weil das Büro sonst keine korrekte Abrechnung des Arbeitsentgelts vornehmen kann.

Frage 17: Sind alle Arztpraxen, Zahnarztpraxen in die eAU eingebunden?

Nein! Das Geschilderte gilt nur für sog. Kassenärzte bzw. Kassenzahnärzte, nicht für solche Leistungserbringer, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen. Hier bleibt alles unverändert.

Frage 18: Dürfen Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine Kopie des dem Arbeitnehmer vom ausstellenden Arzt, Zahnarzt überreichten „gelben Scheins“ verlangen?

Wahrscheinlich nicht. Das ist allerdings eine aktuell nicht abschließend geklärte Frage. Arbeitgeber werden versuchen, eine solche Pflicht des Arbeitnehmers durch entsprechende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag zu regeln. Ob das rechtlich wirksam ist, kann derzeit nicht gesagt werden.

Frage 19: Gibt es für betroffene Arbeitgeber eine Übergangslösung?

Nein!

Frage 20: Führt die eAU zum Bürokratieabbau?

Das ist eine Frage, deren korrekte Beantwortung davon abhängt, wer durch die eAU betroffen ist. Für Arbeitnehmer ist ein Bürokratieabbau erkennbar, für die Arbeitgeberseite eher nicht.

Frage 21: Wer trägt das Risiko, dass die Übermittlung der Daten vom Arzt. Zahnarzt usw. an die Krankenkasse technisch nicht funktioniert?

Wie so vieles ist auch diese Frage derzeit nicht mit absoluter Sicherheit zu beantworten. Es dürfte aber davon auszugehen sein, dass das Risiko solcher technischer Schwierigkeiten bei der Datenübermittlung nicht zu Lasten des Arbeitnehmers gehen darf. Der Arbeitnehmer hat ja keinen Einfluss auf die Funktionalität der eAU.

Frage 22: Wo finden sich weitere Antworten zu Fragen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Im Internet finden sich zahlreiche Informationsquellen. Dazu gehören z. B. (Abruf der Links zuletzt am 13.03.2023, 15:41 Uhr):

• Informationen der Techniker Krankenkasse
• Informationen der Krankenkasse AOK
• Informationen der Krankenkasse Barmer
• Informationen der IHK Stuttgart
• Informationen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung

Siehe auch den Beitrag von Kleinebrink in DB 2023, 133 ff..

Frage 23: Gibt es bereits Gerichtsentscheidungen zur eAU?

Nein, dazu ist es noch zu früh. Wir werden aber auf der Seite www.etl-rechtsanwaelte.de berichten, sobald uns eine Gerichtsentscheidung bekannt wird.

Frage 24: Welche Kostenpauschalen gelten für betroffene Ärzte/Ärztinnen im Zusammenhang mit dem im Ausnahmefall mögliche Versand der eAU per Post?

Siehe dazu die Ausführungen der Kassenärztlichen Vereinigung Bayern (Stand: 01.08.2022), letzter Abruf am 14.03.2023, 09:55 Uhr.

Frage 25: Was ist zu tun, wenn aufgrund eines technischen Störfalls eine Datenübermittlung an die Krankenkasse nicht möglich ist?

Siehe hierzu etwa die Ausführungen der KV Berlin (letzter Abruf am 14.03.2023, 09:55 Uhr).

Frage 26: Wo ist die eAU im Entgeltfortzahlungsgesetz geregelt?

Siehe dazu § 5 Abs. 1 und 1a EntgeltFG:

„(1) Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen. Ist der Arbeitnehmer Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse, muß die ärztliche Bescheinigung einen Vermerk des behandelnden Arztes darüber enthalten, daß der Krankenkasse unverzüglich eine Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit mit Angaben über den Befund und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit übersandt wird.

(1a) Absatz 1 Satz 2 bis 5 gilt nicht für Arbeitnehmer, die Versicherte einer gesetzlichen Krankenkasse sind. Diese sind verpflichtet, zu den in Absatz 1 Satz 2 bis 4 genannten Zeitpunkten das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen und sich eine ärztliche Bescheinigung nach Absatz 1 Satz 2 oder 4 aushändigen zu lassen. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht

1. für Personen, die eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten ausüben (§ 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch), und
2. in Fällen der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.“

Frage 27: Was ist mit Arbeitnehmern, die im Ausland erkranken?

Hier gilt unverändert § 5 Abs. 2 EntgeltFG:

„(2) Hält sich der Arbeitnehmer bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit im Ausland auf, so ist er verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und die Adresse am Aufenthaltsort in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung mitzuteilen. Die durch die Mitteilung entstehenden Kosten hat der Arbeitgeber zu tragen. Darüber hinaus ist der Arbeitnehmer, wenn er Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse ist, verpflichtet, auch dieser die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als angezeigt, so ist der Arbeitnehmer verpflichtet, der gesetzlichen Krankenkasse die voraussichtliche Fortdauer der Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Die gesetzlichen Krankenkassen können festlegen, daß der Arbeitnehmer Anzeige- und Mitteilungspflichten nach den Sätzen 3 und 4 auch gegenüber einem ausländischen Sozialversicherungsträger erfüllen kann. Absatz 1 Satz 5 gilt nicht. Kehrt ein arbeitsunfähig erkrankter Arbeitnehmer in das Inland zurück, so ist er verpflichtet, dem Arbeitgeber und der Krankenkasse seine Rückkehr unverzüglich anzuzeigen.“

Frage 28: Kann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch im Rahmen einer Videosprechstunde ausgestellt werden?

Ja! Grundsätzlich darf die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit nur auf Grund einer ärztlichen Untersuchung erfolgen. Diese erfolgt entweder im unmittelbar persönlichen Kontakt zwischen Versichertem und Vertragsarzt/Vertragsärztin oder aber aufgrund einer mittelbar persönlichen Untersuchung im Rahmen einer Videosprechstunde. Ein Anspruch auf die Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit im Rahmen einer Videosprechstunde besteht aber nicht.

Frage 29: Für welchen Zeitraum darf die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Rahmen einer Videosprechstunde ausgestellt werden?

Hier ist zu differenzieren, ob die versicherte Person dem Vertragsarzt/der Vertragsärztin oder einem/r anderen Vertragsarzt/-ärztin derselben Berufsausübungsgemeinschaft aufgrund früherer Behandlung unmittelbar persönlich bekannt ist. Ist dies der Fall, kann eine erstmalige Feststellung der Arbeitsunfähigkeit für einen Zeitraum von bis zu sieben Kalendertagen erfolgen. Anderenfalls soll die erstmalige Feststellung über einen Zeitraum von bis zu drei Kalendertagen nicht hinausgehen.

Ergänzende Frage: Gilt das auch für Folgebescheinigungen?

Nein, hier gilt die Besonderheit, dass die Feststellung des Fortbestehens der Arbeitsunfähigkeit im Rahmen einer Videosprechstunde nur erfolgen darf, wenn bei der versicherten Person bereits zuvor aufgrund unmittelbar persönlicher Untersuchung durch die Vertragsärztin oder den Vertragsarzt Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit festgestellt worden ist.