Unternehmer wie auch Arbeitnehmer können für die täglichen Fahrten zur Arbeit (erste Betriebsstätte/erste Tätigkeitsstätte) 0,30 Euro je Entfernungskilometer als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abziehen (sogenannte Entfernungspauschale). Ob ein öffentliches Verkehrsmittel oder der Pkw genutzt wird, der Unternehmer mit dem Fahrrad zur Arbeit fährt oder gar läuft, spielt keine Rolle. Seit dem 1. Januar 2021 kann ab dem 21. Entfernungskilometer eine höhere Entfernungspauschale abgezogen werden, jedoch nur befristet bis zum 31. Dezember 2026.

Vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2023 sind abziehbar:

• für die ersten 20 Entfernungskilometer je 0,30 Euro
• ab dem 21. Entfernungskilometer je 0,35 Euro

Vom 1. Januar 2024 bis 31. Dezember 2026 sind abziehbar:

• für die ersten 20 Entfernungskilometer je 0,30 Euro
• ab dem 21. Entfernungskilometer je 0,38 Euro

Trotz der Erhöhung der Kilometersätze können jährlich wie bisher maximal 4.500 Euro geltend gemacht werden, sofern kein eigener Pkw genutzt wird.

Beispiel: Ein Unternehmer wohnt 35 Kilometer von seinem Firmensitz entfernt. Er fährt an 200 Tagen zur Arbeit. In 2021 sind 2.250 € als Betriebsausgaben abziehbar, 150 € mehr als bisher. (200 Tage × 20 km × 0,30 € = 1.200 € + 200 Tage × 15 km × 0,35 € = 1.050 € ergibt insgesamt 2.250 €)

Hinweis: Bei Dienstreisen bleibt hingegen alles beim Alten. Hier sind die tatsächlichen Fahrtkosten für ein öffentliches Verkehrsmittel abziehbar oder 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer, sofern der eigene Pkw genutzt wird. Beim betrieblichen Fahrzeug kann der Unternehmer alle anfallenden Fahrzeugkosten (Benzin, Versicherung, Kfz-Steuer, Reparaturkosten) sowie die Abschreibung als Betriebsausgaben abziehen.

Firmen-Pkw auf Entfernungspauschale gedeckelt

Ein Unternehmer mit Firmenfahrzeug darf für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte nicht mehr geltend machen, als ein Arbeitnehmer. Daher werden die Betriebsausgaben auf die Entfernungspauschale gedeckelt. Sofern kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird, sind monatlich für jeden Entfernungskilometer 0,03 % des Bruttolistenpreises (BLP) abzüglich Entfernungspauschale als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben anzusetzen.

Fortsetzung des Beispiels:

Der Unternehmer nutzt sein Firmenfahrzeug für die Fahrten zur Arbeit (BLP: 40.000 €).

Nutzungsanteil für Fahrten zur Arbeit

0,03 % × 40.000 € × 12 Monate × 35 km                               = 5.040 €

Dem Gewinn hinzuzurechnen sind 2.790 € (5.040 € pauschaler Nutzungsanteil abzgl.  2.250 € Entfernungspauschale)

Höhere Entfernungspauschale auch bei doppelter Haushaltsführung

Auch Unternehmer und Arbeitnehmer mit doppelter Haushaltsführung profitieren von der höheren Entfernungspauschale, denn sie gilt ebenfalls für die wöchentliche Familienheimfahrt. So kann ein Arbeitnehmer, der an 30 Wochenenden mit seinem privaten Pkw zu seinem 400 Kilometer entfernten Wohnort pendelt, im Jahr 2021 für seine Familienheimfahrten 4.170 Euro als Werbungskosten abziehen und damit 570 Euro mehr als in 2020.

Homeoffice-Tätigkeit mindert Entfernungspauschale

Durch die Homeoffice-Tätigkeit waren und sind viele Arbeitnehmer an weniger Tagen im Büro als sonst. Sie können zwar für jeden vollen Homeoffice-Arbeitstag pauschal 5 Euro als Werbungskosten abziehen, maximal für 120 Tage im Jahr. Dafür mindert sich aber die Entfernungspauschale, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise nur noch an 100 Tagen ins Büro fährt und nicht mehr an 220 Tagen.

Beim Fahrtkostenersatz muss aufgepasst werden

Arbeitgeber können sich an den Kosten des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beteiligen, z. B. mit einem steuer- und sozialversicherungsfreien Job-Ticket. Nutzt der Arbeitnehmer ein privates Kfz, kann der Arbeitgeber bis zur Höhe der Entfernungspauschale einen Zuschuss zahlen und diesen pauschal mit 15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern.

Hinweis: Arbeitgeber, die pauschalbesteuerte Zuschüsse zu den Fahrtkosten zahlen, sollten deren Höhe regelmäßig prüfen. Durch eine häufige Arbeit im Homeoffice kann der bisher pauschalbesteuerte Zuschuss zu hoch sein. Übersteigt der Zuschuss die Entfernungspauschale, müssen die übersteigenden Beträge der normalen Lohnsteuer unterworfen werden. Zudem fallen Sozialversicherungsbeiträge an.