Die Einführung der elektronischen Verordnungen bringt erhebliche Veränderungen für Krankenkassen, Apotheken, Mediziner und Patienten. Eigentlich war bereits der 1. September 2022 für die Einführung des E-Rezepts geplant. Doch die Realität sieht anders aus.

Patienten befürworten zwar die Digitalisierung der Verordnungen, kritisieren aber gleichzeitig die unzureichende Informationspolitik – so der Tenor einer repräsentativen Umfrage, die ETL ADVISION mit dem Markt- und Meinungsforschungsinstituts Civey durchgeführt hat. Die Auswertung der Umfrageergebnisse ist dem ETL ADVISION-Meinungsbarometer „Wie das E-Rezept den Apothekenmarkt verändert“ zu entnehmen. Unter Berücksichtigung der digitalen Trends deckt das Meinungsbarometer aber auch Kundenwünsche und -bedürfnisse auf, die Pharmazeuten für die Zukunftsausrichtung ihrer Apotheke nutzen können.

Digitalisierung biete Chancen
Das E-Rezept eröffnet Apotheken die Chance, sich bis in die eigene Apothekenverwaltung hinein zukunftsweisend digital aufzustellen und den Kunden einen Service zu bieten, der zu den sich verändernden Kundenwünschen passt. Denn neben den positiven Aspekten des E-Rezepts, wie Zeitersparnis, Prozessoptimierung und Kostensenkung, wird die Kundenbindung im Wettbewerb mit dem Versandhandel der entscheidende Faktor sein.

Kundenbindung vertiefen und ausbauen
In den Umfrageergebnissen ist eine Treue zur Stammapotheke deutlich erkennbar. 62 % der Befragten gaben an, das E-Rezept bevorzugt durch ihre Stammapotheke bearbeiten lassen zu wollen. 23,3 % der Befragten sind allerdings noch unentschlossen. Daher gilt es jetzt, die Kundenbindung in die digitale Welt zu übertragen und das bestehende Vertrauen zwischen Kunde und Apotheke zu vertiefen. Ein Weg ist, das Angebot pharmazeutischer Dienstleistungen auszuweiten. Das entspricht auch den Kundenwünschen. 39 % der Befragten können sich das Angebot von Impfleistungen und 37 % eine erweiterte Medikationsberatung vorstellen, 64,8 Prozent wünschen sich einen Lieferservice. Vor-Ort-Apotheken haben somit verschiedene Handlungsmöglichkeiten, um für Kunden attraktiv zu bleiben und die eigene Position gegenüber Mitbewerbern zu stärken.

Für Betriebsprüfungen gewappnet sein
Die mit dem E-Rezept einhergehende Digitalisierung ändert nicht nur die Arbeitsabläufe in der Apotheke, sondern auch den Umgang mit dem Finanzamt. Für künftige Betriebsprüfungen sind auch für die E-Rezept-Abrechnung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Sämtliche elektronische Buchhaltungsdaten müssen ebenso wie die Daten aus der Warenwirtschaft digital vorhanden, nachprüfbar, nachvollziehbar und unveränderbar sein. Auch Korrekturen müssen für das Fi- nanzamt nachgewiesen werden. Datenbestände sind eindeutig zu verknüpfen, also der digitale Beleg mit der zugehörigen Buchung.

Wichtig ist zudem, dass eine möglichst differenzierte und stets aktuelle Verfahrensdokumentation über die Verarbeitungsprozesse vorgelegt werden kann. Das Fehlen gilt bereits als formeller Buchführungsmangel. Kommt noch ein materieller Mangel hinzu, kann der Prüfer Umsätze hinzuschätzen. Zudem sollte ein internes Kontrollsystem (IKS) über die Einhaltung und Dokumentation der Verfahren und Prozesse sowie für die Rezeptabrechnung implementiert werden.

Neben den Formvorschriften sind bei digitalen Prozessen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten von sechs bzw. zehn Jahren zu beachten. Diese beginnen allerdings nicht schon mit Ablauf des Kalenderjahres, sondern beispielsweise beim Jahresabschluss erst mit Ablauf des Jahres, in dem dieser erstellt wurde. Die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar gespeichert sowie vor Verlust geschützt werden und bei einer Betriebsprüfung auslesbar und elektronisch auswertbar sein.

Tipp: Apothekeninhaber sollten die Einführung des E-Rezepts und den damit verbundenen Digitalisierungsprozess nutzen, um Arbeitsabläufe in der Apotheke zu optimieren, Kosten zu senken und die betriebliche Rentabilität zu erhöhen. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen von ETL ADVISION zeigen Ihnen, wo Sie stehen. Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gern.