Die Finanzverwaltung hat ihre Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) überarbeitet bzw. konkretisiert.

Billigkeitsregelung für Aufzeichnung von EC-Kartenumsätzen

Bare und unbare Umsätze müssen grundsätzlich getrennt verbucht werden. Allerdings dürfen bare und unbare Tagesgeschäfte (insbesondere EC-Kartenumsätze) im Kassenbuch nebeneinander erfasst werden, wenn die unbaren Tagesumsätze gesondert kenntlich gemacht sind und unmittelbar auf ein separates Konto umgebucht werden. Zudem muss die Kassensturzfähigkeit weiterhin gewährleistet sein.

Erleichterte Aufbewahrung von Datenerfassungssystemen

Im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung dürfen die Finanzbeamten die Nutzung des Datenverarbeitungssystems verlangen, um Einsicht in die damit erstellten steuerlichen Daten zu erlangen. Somit müssen nicht nur die Daten für die gesamte Dauer der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden, sondern auch die Datenverarbeitungssysteme selbst. Hier gibt es jedoch inzwischen eine verkürzte Aufbewahrungsfrist. Steuerpflichtige müssen fünf Jahre nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems nur noch einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhalten. Dies gilt nicht, wenn vor Ablauf der Frist mit einer Betriebsprüfung begonnen wurde. Achtung: Die 5-Jahresfrist beginnt erst mit Ablauf des Jahres des Wechsels.

Belege dürfen abfotografiert werden

Rechnungen, Geschäftsbriefe und anderen Buchungsbelege, die in Papierform empfangen wurden, dürfen elektronisch bildlich erfasst werden. Zulässig ist neben dem Scannen auch das Abfotografieren mit dem Smartphone, einem Multifunktionsgerät oder einer Scan-Straße. Das dabei entstandene elektronische Dokument ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Die Papierdokumente dürfen danach vernichtet werden, soweit sie nicht nach (außer-)steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Kontoauszüge vereinfacht

Elektronische Kontoauszüge werden bereits seit einigen Jahren als Buchungsbeleg anerkannt. Werden die Kontoauszüge elektronisch als Datensatz abgerufen, muss grundsätzlich nur noch dieser Datensatz für die 10-jährige Aufbewahrungsdauer archiviert werden. Die Vereinfachungsregelung macht den Kontoauszug aber nicht immer entbehrlich. Jeder Unternehmer sollte den Kontoauszug bei Eingang auf Richtigkeit und auf Übereinstimmung mit den elektronischen Daten prüfen und dies auf dem Kontoauszug dokumentieren. Ein Kontoauszug erleichtert zudem den Nachweis von Zahlungsanweisungen gegenüber Lieferanten. Wir empfehlen daher, die Kontoauszüge zusätzlich im pdf-Format zu archivieren.

Tipp

Banken bieten zwar auch ein digitales Postfach an. Doch spätestens nach einem Bankwechsel ist der Zugriff oft nicht mehr möglich oder mit zusätzlichen Kosten verbunden. Laden Sie die elektronischen Kontoauszüge daher aus Ihrem Bankportal herunter, überprüfen Sie deren inhaltliche Richtigkeit, dokumentieren Sie dies und legen Sie sie anschließend im ETL PISA-Portal ab. Die Kontoauszüge sind dann ordnungsgemäß archiviert.