Bereits seit dem 1. Januar 2020 verlangt der Gesetzgeber zum Schutz vor Manipulationen die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) in elektronischen Kassensystemen. Da es aber technische Verzögerungen und Lieferprobleme bei der Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben gab, gewährten Bundesfinanzministerium und die Finanzbehörden der einzelnen Bundesländer in der Vergangenheit mehrere Fristverlängerungen. Doch am 31. März 2021 ist nun auch die letzte Frist für die Nachrüstung elektronischer Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE ausgelaufen. Unternehmen müssen daher damit rechnen, dass die Finanzverwaltung ab Anfang April 2021 Kassensysteme im Rahmen einer Kassennachschau oder einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung nicht mehr kulant und entgegenkommend, sondern eher konsequent und ausführlich prüfen wird.

Typische Fälle für sofortiges Handeln

Sofern das von Ihnen genutzte Kassensystem noch nicht an eine zertifizierte TSE angeschlossen ist und es keinen plausiblen Grund dafür gibt, sollten Sie umgehend handeln. Für eine Vielzahl der Kassensysteme können zertifizierte TSE-Lösungen am Markt erworben werden, egal ob hardwarebasiert mit dem Kassensystem verbunden oder mit einer Anbindung an eine cloudbasierte Lösung. Daher wird das Fehlen einer TSE und ihrer Anwendung im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt erhebliche Konsequenzen auslösen.

Beanstandungen durch den Prüfer und ihre Folgen

Beanstandet der Prüfer den Einsatz des elektronischen Kassensystems, kann dies sehr unangenehme und kostspielige Folgen für Ihr Unternehmen haben. Selbst für den Fall, dass kein Strafverfahren eröffnet wird, drohen bei Beanstandungen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro. Darüber hinaus können auch Hinzuschätzungen von Betriebseinnahmen vorgenommen werden, die zu erheblichen Steuernachzahlungen führen können.

Individuelle Fristverlängerung aus besonderem Grund beantragen

Sollte es in Ihrem Unternehmen noch Hindernisse bei der Einrichtung und Inbetriebnahme der TSE – insbesondere bei cloudbasierten Sytemen – geben, informieren Sie Ihren Steuerberater bitte kurzfristig. Er kann sich mit Ihrem Finanzamt in Verbindung setzen und gegebenenfalls nochmals eine individuelle Fristverlängerung beantragen. Diese muss jedoch detailliert begründet werden, d. h., welche konkreten Hindernisse bestehen noch bei der Umsetzung, z. B. Lieferprobleme des Herstellers, technische Schwierigkeiten bei der Inbetriebnahme, noch nicht abgeschlossene oder erst kürzlich abgeschlossene Zertifizierungsverfahren. Entsprechende Nachweise müssen vorgelegt werden können.

Kassenbelegausgabe prüfen lassen

Aber auch wenn eine zertifizierte TSE bereits in das Kassensystem integriert wurde, bedarf es der nötigen Sorgfalt, die leider nicht immer vom Kassenaufsteller/-hersteller geleistet wird. Denn die TSE muss nicht nur angeschlossen, sondern auch richtig eingerichtet werden. Das bedeutet, dass die Belegausgabe stimmen muss und auch die zu überwachenden Daten korrekt aufgezeichnet werden. In der Summe müssen alle Details (wie z.B. auch die Uhrzeit) zusammenpassen. Gerade jetzt nach Umstellung auf die Sommerzeit sollten die Zeitangaben auf dem Beleg überprüft werden. Passt nicht alles zusammen, kann es zu Beanstandungen durch einen Prüfer kommen.

Dies zeigen die in der Praxis auftretenden Beispiele von fehlerhaften Kassenbelegen. Zur Erinnerung: Neben den altbekannten Angaben auf einem Kassenbon bezüglich Bezeichnung, Menge und Preis mit Datum und Zeitpunkt des Einkaufs sowie den Unternehmensangaben benötigen Kassenbons mit TSE die folgenden Angaben:

• Transaktionsnummer im Sinne der Kassensicherungsverordnung,
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls,
• Beginn und (!) Ende des Verkaufsvorgangs,
• Signaturzähler und
• Prüfwert.

Aktuell müssen diese Angaben noch für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Doch das soll sich ändern. Sobald die geänderte Kassensicherungsverordnung verabschiedet ist, wird es ausreichen, wenn alternativ die Angaben als QR-Code auf dem Kassenbon existieren.

Bitte beachten Sie: Auch ein falscher bzw. unvollständiger Kassenbeleg stellt einen formellen Mangel des genutzten Kassensystems dar, der den Prüfer zu einer Hinzuschätzung berechtigen kann. Daher sollte auch die Belegausgabe durch Ihr Unternehmen regelmäßig kritisch geprüft werden, um dem Prüfer keine Angriffsfläche zu bieten. Idealerweise dokumentieren Sie in kurzen Stichworten die regelmäßigen Prüfungen und nehmen den geprüften Kassenbeleg zu Ihrer Verfahrensdokumentation.

Übrigens auch Finanzbeamte gehören zu Ihren Kunden und können und dürfen Kassenbons sammeln und einer weiteren Prüfung im Amt den Verantwortlichen überlassen