Es gibt viele Gelegenheiten, bei denen ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten zukommen lässt. Von Snacks in der Kaffeeküche über das gemeinsame Team-Mittagessen bis hin zum leckeren Buffet bei der Weihnachtsfeier sind die Möglichkeiten vielfältig. Beliebt ist es auch weiterhin, Mahlzeiten in einer betriebseigenen Kantine verbilligt zu ermöglichen oder Essensmarken an die Mitarbeiter auszugeben. Wie all diese Mahlzeitengestellungen zu bewerten und zu versteuern sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Grundsatz Sachbezugswerte

Durch die Gewährung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb des Arbeitgebers entsteht grundsätzlich in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes steuer- bzw. beitragspflichtiger Arbeitslohn. Für 2024 betragen die amtlichen Sachbezugswerte 2,17 Euro für ein Frühstück und 4,13 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Der tatsächliche – im Zweifel auch niedrigere – Preis der Mahlzeit spielt keine Rolle. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern allerdings die Höhe des geldwerten Vorteils. Leistet der Arbeitnehmer also eine Zuzahlung mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes, entsteht kein steuerbarer geldwerter Vorteil.

Hinweis: Kleine Knabbereien oder unbelegte Backwaren mit Getränk erfüllen nicht das Kriterium einer Mahlzeit und führen zu keinem geldwerten Vorteil.

Werden in einer Kantine unterschiedliche Essen zu unterschiedlichen Preisen angeboten, kann die Zuzahlung der Arbeitnehmer mit einem Durchschnittswert angesetzt werden, sofern der Arbeitgeber einen sich eventuell ergebenden steuerpflichtigen Betrag pauschal besteuert.

Ausgabe von Essensmarken

Manche Arbeitgeber händigen ihren Arbeitnehmern mangels eigener Kantine Papier- oder digitale Essensmarken aus, die bei einem Dritten, beispielsweise einer Gaststätte, eingelöst werden können. Damit die verbilligte Mahlzeit weiterhin mit dem Sachbezugswert angesetzt werden kann, darf der Wert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert maximal um 3,10 Euro übersteigen. Für das Jahr 2024 bedeutet dies einen Wert von maximal 7,23 Euro (4,13 Euro plus 3,10 Euro).

Weitere Voraussetzung für den Ansatz des Sachbezugswertes ist, dass der Arbeitnehmer tatsächlich jeden Arbeitstag eine Mahlzeit zu sich nimmt, für jede Mahlzeit nur eine Essensmarke in Anspruch genommen werden kann und der Wert der Essensmarken den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält einen täglichen Essenszuschuss bzw. eine Essensmarke in Höhe von 7,23 Euro. Der Arbeitnehmer geht in der Gaststätte neben seinem Büro für 13 Euro essen.

Grundsätzlich müsste der Arbeitgeber alle Voraussetzungen im Einzelnen prüfen und nachweisen. Die Finanzverwaltung erlaubt jedoch eine Vereinfachungsregelung. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und gegebenenfalls Anpassung der Zuschüsse entfällt, sofern der Arbeitgeber den Arbeitnehmern nicht mehr als 15 Essensmarken pro Monat zur Verfügung stellt und Arbeitnehmer, die durchschnittlich an mehr als drei Arbeitstagen im Monat auswärts tätig sind, ausnimmt.

Möglichkeiten und Folgen der Pauschalierung

Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber unentgeltlich gewährt oder ist die Zuzahlung des Arbeitnehmers geringer als der Sachbezugswert, entsteht ein steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil. Die Versteuerung kann individuell beim einzelnen Arbeitnehmer oder pauschal mit dem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erfolgen. Die Pauschalierung mit 25 Prozent führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung, sofern die Pauschsteuer im jeweiligen Lohnabrechnungszeitraum, spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres beim Finanzamt angemeldet und abgeführt wird. Die Pauschalierung ist antragsunabhängig und auch unabhängig von der Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer. Sie ist ebenfalls nicht auf eine Mahlzeit pro Tag begrenzt. Die Mahlzeitengestellung darf allerdings nicht als Lohnbestandteil vereinbart sein, wenn pauschal besteuert werden soll.

Hinweis: Zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer fällt weiterhin Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer an.

Pauschaliert werden können ebenfalls Barzuschüsse zu Mahlzeiten, für Essensmarken oder Restaurantschecks, sofern diese den Grenzwert von 3,10 Euro plus Sachbezugswert (2024: 4,13 Euro) nicht überschreiten. Wird der Wert von insgesamt 7,23 Euro für 2024 überschritten, ist eine Pauschalierung nicht möglich, da in diesen Fällen eine Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert nicht erfolgen kann.

Besonderheiten für Hotels und Gaststätten

Für Arbeitnehmer in Hotels und Gaststätten ist vor der Pauschalierung zunächst die Anwendung des Rabattfreibetrags denkbar. Es sei denn, es handelt sich um spezielles Personalessen, das auf der regulären Speisekarte nicht zu finden ist. Dürfen Mitarbeiter frei von der Karte wählen, gelten für die Bewertung des Sachbezugs nicht die amtlichen Sachbezugswerte, sondern es ist der auf der Speisekarte ausgewiesene Betrag abzüglich 4 Prozent Abschlag als geldwerter Vorteil anzusetzen. Bis zu einem Wert von 1.080 Euro jährlich bleibt dieser steuerfrei. Für den übersteigenden Betrag ist eine Pauschalierung mit 25 Prozent möglich.

Tipp: Wird die betriebseigene Kantine auch für fremde Arbeitnehmer geöffnet und übersteigt die Zahl der fremden Nutzer die Zahl der eigenen Arbeitnehmer, ist die Anwendung des Rabattfreibetrags für die eigenen Arbeitnehmer möglich, da das Essen nicht überwiegend für den Bedarf der eigenen Arbeitnehmer zubereitet wurde.

Hinweis: Wieder anders sieht es aus, wenn Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit oder Dienstreise gestellt werden. In diesen Fällen sind die Mahlzeiten in der Regel nicht mit den Sachbezugswerten zu bewerten, sondern mindern die als Werbungskosten abziehbaren oder vom Arbeitgeber gewährten Verpflegungspauschalen (Verpflegungsmehraufwendungen).