Das Umsatzsteuerrecht kann mit seiner Vielzahl von Regelungen für Unternehmer verwirrend sein. Schnell können so beim Rechnungen schreiben ungewollt Fehler passieren und die Steuer wird in falscher Höhe ausgewiesen. Das kann in einer Betriebsprüfung teuer werden, denn Korrekturen sind an strenge Voraussetzungen geknüpft. Doch ein beim Bundesfinanzhof (BFH) anhängiges Verfahren könnte sich zu Gunsten von Unternehmern auswirken.

Privatpersonen oder Unternehmer, die in ihrem Privatbereich handeln, dürfen keine Rechnungen ausstellen und Umsatzsteuer ausweisen. Sie handeln hier als Nichtunternehmer. Auch Kleinunternehmer dürfen grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausweisen, sofern sie nicht zur Regelbesteuerung optiert haben oder Sonderregelungen zum Tragen kommen. Kleinunternehmer sind Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Steuerbar, steuerfrei und alles dazwischen

Neben Fehlern bei der Rechnungserstellung, die in der Person liegen können (z. B. ein Nichtunternehmer erstellt eine Rechnung), gibt es auch Irrtümer über die steuerliche Behandlung von Leistungen, die zu einem falschen Umsatzsteuerausweis führen können.

So muss ein Unternehmer zunächst prüfen, ob die von ihm erbrachte Leistung überhaupt steuerbar ist. Fehlt es daran, ist keine Umsatzsteuer auszuweisen. Daneben gibt es aber auch eine ganze Reihe von Leistungen, die zwar steuerbar sind, vom Gesetzgeber aber als steuerfrei behandelt werden. Darunter fallen z. B. die Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferungen oder die auf Dauer angelegte Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (sofern keine Option).

Neben diesen steuerfreien Leistungen gibt es im Umsatzsteuerrecht einen Katalog von Leistungen, die zwar steuerbar und steuerpflichtig sind, aber aus verschiedenen Gründen nur einem ermäßigten Steuersatz unterliegen. Während der Regelsteuersatz momentan 19 Prozent beträgt, liegt der ermäßigte Steuersatz bei nur 7 Prozent. Dieser ist z. B. auf Eintritt in Schwimmbäder, Fahrkarten für den Personenverkehr, die Vermietung von Hotel- und Ferienzimmer und die Lieferung von Speisen zum Verzehr außer Haus anzuwenden.

Hinweis: Für die Lieferung von Photovoltaikanlagen besteht seit dem Jahr 2023 die Besonderheit des sogenannten Nullsteuersatzes, sofern die Anlage eine bestimmte Leistung nicht überschreitet und weitere Bedingungen erfüllt sind. Die Lieferung ist steuerbar und steuerpflichtig zu einem Steuersatz von 0 Prozent.

Bei so vielen verschiedenen Vorschriften ist es nicht verwunderlich, wenn Fehler bei der Rechnungsstellung passieren. Für die steuerlichen Folgen ist dabei  zwischen einem unrichtigen Steuerausweis und einem unberechtigten Steuerausweis zu unterscheiden.

Unrichtiger Steuerausweis und seine Folgen

Ein unrichtiger Steuerausweis liegt vor, wenn der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er laut Gesetz schuldet, gesondert ausgewiesen hat. Hat der Unternehmer z. B. eine nicht steuerbare, steuerfreie oder ermäßigt zu besteuernde Leistung mit dem Regelsteuersatz abgerechnet, liegt ein unrichtiger Steuerausweis vor.

In der Folge schuldet der Unternehmer auch den Mehrbetrag, d. h. er muss diesen an das Finanzamt abführen. Die Gründe für den fehlerhaften Ausweis spielen keine Rolle. Neben der gesetzlich geschuldeten Steuer muss der Unternehmer auch die Differenz von in der Rechnung ausgewiesenem und gesetzlich geschuldetem Steuerbetrag zahlen.

Hinweis: Den finanziellen Schaden hat dabei vor allem der Leistungsempfänger, denn dieser darf die Vorsteuer nur in der Höhe des gesetzlich korrekten Steuersatzes abziehen.

Der Unternehmer hat allerdings die Möglichkeit, die fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. Der BFH ist bislang der Ansicht, dass die Berichtigung des Steuerbetrages neben der Rechnungsberichtigung zusätzlich auch zwingend die Rückzahlung des Umsatzsteuerbetrages gegenüber dem Leistungsempfänger erfordert. Zusätzlich ist laut BFH Voraussetzung, dass der Leistungsempfänger analog zum leistenden Unternehmer seinen (ggf. zu hoch geltend gemachten) Vorsteuerabzug korrigiert. Nur dann schuldet der Unternehmer den unrichtig ausgewiesenen Steuerbetrag nicht mehr.

Hinweis: Vor dem BFH ist unter dem Az. V R 16/23 ein Verfahren zur Steuerschuld beim unrichtigen Steuerausweis anhängig. Aus Sicht der Vorinstanz, dem Finanzgericht Köln, ist weder eine Rechnungskorrektur noch eine Rückzahlung des Steuerbetrages an die Rechnungsempfänger erforderlich, wenn die Leistungen ausschließlich an Endverbraucher erbracht werden, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Unberechtigter Steuerausweis und seine Folgen

Im Gegensatz zum unrichtigen Steuerausweis, beim dem die Höhe der ausgewiesenen Umsatzsteuer in einer Rechnung falsch ist, wurde beim unberechtigten Steuerausweis Umsatzsteuer durch eine Person ausgewiesen, die dazu nicht berechtigt war. Klassische Anwendungsfälle sind hier der Steuerausweis durch Nichtunternehmer oder Kleinunternehmer oder Unternehmer, die nicht im Rahmen ihres Unternehmens handelten. Aber auch in Fällen, in denen vorsätzlich über nicht erbrachte Leistungen abgerechnet wird, spricht man vom unberechtigten Steuerausweis.

Auch in diesen Fällen schuldet die betroffene Person den ausgewiesenen Betrag. Eine Korrektur ist nur möglich, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt worden ist. Dies ist dann der Fall, wenn ein Vorsteuerabzug beim Empfänger der Rechnung nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an die Finanzbehörde zurückgezahlt worden ist.

Hinweis: Der Leistungsempfänger darf aus einer Rechnung mit einem unberechtigten Steuerausweis keinen Vorsteuerabzug vornehmen.

Fazit

Unternehmer, die bezüglich der auszuweisenden Steuer unsicher sind, sollten ihren Steuerberater konsultieren. Denn „zur Sicherheit“ einfach Umsatzsteuer auszuweisen, kann im Zweifel teuer werden.