E-Rezept, ePA, eAU – das Gesundheitswesen wird immer digitaler und an elektronische Aufzeichnungssysteme werden immer wieder neue rechtliche und steuerliche Anforderungen gestellt. Mit der sogenannten Kassenmitteilungspflicht gibt es ab 2025 eine weitere steuerliche Pflicht. Diese betrifft nicht nur Apotheker, sondern auch viele Ärzte, Zahnärzte, Therapeuten und andere Unternehmen des Gesundheitswesens, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen.

TSE-Pflicht auch für Praxisverwaltungssoftware mit Kassenmodul

Meldepflichtig sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, mit denen auch bare Geschäftsvorfälle verwaltet werden können. Das sind die Systeme, die seit 2021 zwingend mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen bzw. nachgerüstet werden mussten. Die TSE dient dazu, alle Geschäftsvorfälle und bestimmte andere Vorgänge im elektronischen Aufzeichnungssystem (ob einzeln oder auch im Verbund) elektronisch zertifiziert abzusichern, um die Integrität, die Authentizität und die Vollständigkeit der Aufzeichnungen sicherzustellen.

Unter die TSE-Pflicht fallen nicht nur klassische Registrier- und Cloudkassen, sondern auch Softwaresysteme (z. B. Praxissoftware mit integriertem Kassenmodul). Viele Hersteller von Praxissoftware haben ihre Produkte inzwischen mit einer TSE ausgestattet.

Praxisverwaltungssoftware mit Kassenmodul ist meldepflichtig

Für Ärzte, Zahnärzte, Therapeuten und Angehörige anderer Gesundheitsfachberufe bedeutet dies: Wenn in ihrer Praxisverwaltungssoftware ein Kassenmodul mit Bestandsführung installiert ist, fällt dieses unter die Kassen-Meldepflicht. Dabei ist es unerheblich, ob die Praxissoftware angeschafft, gemietet oder geleast wird. Auch jeder Austausch, jede Verlagerung in eine Zweigpraxis oder auch die Außerbetriebnahme ist mitzuteilen.

Zu meldende Daten sind je Betriebsstätte (Zweigpraxis, Apothekenfiliale):

• Name, Anschrift und Steuernummer
• Art der technischen Sicherheitseinrichtung
• Art, Anzahl, Seriennummer des verwendeten elektronischen Kassensystems
• Anschaffungs-, Inbetriebnahme- und Außerbetriebnahmedatum sowie Grund der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Kassensystems

Die Meldung hat entweder über das ELSTER-Portal oder durch den Kassenhersteller bzw. Steuerberater zu erfolgen.

Tipp: Erkundigen Sie sich beim Hersteller Ihrer Praxissoftware, ob diese über ein TSE-pflichtiges Kassenmodul verfügt und ob dieses auch mit einer TSE ausgestattet ist.

Schonfrist läuft am 30. Juni 2025 ab

Nur wenn das Kassenmodul deinstalliert ist und Sie die baren Geschäftsvorfälle ausschließlich auf Papier aufzeichnen, entfällt für Sie die Kassenmeldepflicht. Auch wenn es noch eine kleine Schonfrist gibt, sollten Sie schnell handeln. Nach dem 30. Juni 2025 angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Erwerb zu melden. Gleiches gilt für Änderungen oder Außerbetriebnahmen. Die Meldungen für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen bis 31. Juli 2025 erfolgen.

Verstöße können teuer werden

Wer gegen die Mitteilungspflicht verstößt, dem drohen im Rahmen von Betriebsprüfungen möglicherweise Hinzu- schätzungen. Außerdem kann das Finanzamt gesondert zur Meldung auffordern und dabei ein Zwangsgeld androhen. Wer dann seiner Mitteilungspflicht nicht nachkommt, muss das Zwangsgeld bezahlen. Dies entbindet aber nicht von der Mitteilungspflicht. Vielmehr können weitere Zwangs- gelder festgesetzt werden, bis die Mitteilung gegenüber dem Finanzamt vorgenommen wurde.

Hinweis: Sofern Sie Fragen zur Mitteilungspflicht elektronischer Aufzeichnungssysteme haben, sprechen Sie uns an. Sie können uns auch mit der Erstellung der Meldung beauftragen. Wir stellen Ihnen dafür ein Datenblatt zur Erfassung aller bei Ihnen befindlichen elektronischen Aufzeichnungssysteme und eine Ausfüllhilfe zur Verfügung.