Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) und Institutionenkarte (SMC-B) werden künftig zentrale Arbeitsmittel in der Apotheke sein. Ohne sie können E-Rezepte weder bedient noch geändert werden.

Der eHBA ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ausgestattet, mit der sich Angehörige von Heilberufen gegenüber der Telematik-Infrastruktur (TI) ausweisen. Mit dem Ausweis werden die Datensicherheit und der Datenschutz im digitalen Gesundheitsnetz erhöht. Apotheker erhalten den eHBA von den zuständigen Landesapothekerkammern.

Nachdem wir bereits in der Ausgabe ApoAktuell 2/2020 ausführlich zu den Voraussetzungen für die Anbindung an die Telematik-Infrastruktur berichtet haben, wirft die praktische Umsetzung derzeit noch zahlreiche Fragen auf.

Fest steht allerdings, das ab 1. Januar 2022 auch angestellte Apotheker und Pharmazieingenieure, die künftig mit dem E-Rezept umgehen, einen eHBA benötigen. Bisher war der eHBA den Apothekeninhabern vorbehalten.

Die Kosten für den HBA des Apothekeninhabers werden auf Grundlage der zwischen dem DAV und dem GKV-Spitzenver-band abgeschlossenen TI-Refinanzierungsvereinbarung in Form einer Einmalzahlung für fünf Jahre mit einem Betrag von 449 Euro gefördert.

Eine Kostenübernahme für einen HBA des angestellten Apothekers sieht die TI-Refinanzierungsvereinbarung dagegen nicht vor. Zunächst müssen angestellte Apotheker die Kosten für Produktion und laufende Bereitstellung des HBA selbst tragen. Diese liegen bei allen Kartenherstellern einheitlich bei monatlich 7,48 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer und sind in der Regel als Gesamtbetrag für die gesamte Laufzeit von regulär fünf Jahren in Höhe von insgesamt 534 Euro zu leisten.

Laut der Ersten Änderungsvereinbarung zum Rahmenvertrag nach § 129 Abs. 2 SGB V werden dem Arbeitgeber die Kosten zumindest teilweise erstattet. Apothekenleiter erhalten für jeden beantragten HBA für angestellte Apotheker und Pharmazie-ingenieure einen Betriebskostenzuschuss von einmalig 449 Euro. Die Förderung selbst können nur Apothekeninhaber beantragen. Diese soll laut ABDA als Auslagenersatz an die Angestellten weitergegeben werden.

Da bisher keine Regelungen getroffen wurden, wie den angestellten Apothekern die entstandenen Kosten zu erstatten sind, obliegt es den Apothekeninhabern und Angestellten, diesbezüglich entsprechende Vereinbarungen zu treffen.

Grundsätzlich ist der Apothekeninhaber nicht zur Kostenübernahme verpflichtet, in den meisten Fällen werden aber die Kosten per Auslagenersatz freiwillig übernommen. Dies führt beim Apothekeninhaber zum Betriebs-ausgabenabzug. Für den angestellten Apotheker führen die übernommenen Kosten zu keinem steuerpflichtigen Lohnbestandteil.

So hat das Finanzministerium Thüringen am 1.3.2021 entschieden, dass ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers und somit kein Arbeitslohn anzunehmen ist, wenn der Arbeitgeber die Kosten für den Erwerb des eHBA für seine in Heilberufen tätigen Arbeitnehmer übernimmt. Wir empfehlen die entsprechenden Nachweise zum Lohnkonto zu nehmen und gemeinsam mit den übrigen Lohnunterlagen aufzubewahren.

In der Folge kommt ein Abzug der Aufwendungen des Arbeitnehmers für den Erwerb und die Nutzung des eHBA als Werbungskosten nur in Betracht, soweit die Aufwendungen vom Arbeitgeber nicht erstattet werden.

Hinweis: Stichtag für die Betriebskostenpauschale war der 1. Juli 2021. Stellt die Apothekenleitung nach dem 1. Juli 2021 Mitarbeiter ohne Heilberufsausweis ein, die keine Berufsanfänger mehr sind, fließt gemäß der Änderungsvereinbarung auch kein Zuschuss.

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung.