Die E-Rechnung im Geschäftsverkehr mit Unternehmern (Business-to-Business (B2B)) kommt. Der Startschuss dafür ist mit dem Ende März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz gefallen. Je nach Unternehmensgröße wird es zwar Übergangsregelungen bis Ende 2027 geben.

So dürfen Unternehmer für Umsätze, die in der Zeit vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, noch sonstige Rechnungen (Papierrechnung und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten wie PDF oder JPEG) ausstellen. Rechnungen in anderen elektronischen Formaten sind allerdings nur zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, können noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. Unabhängig von Übergangsregelungen dürfen Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro weiter in Papierform oder einem anderen elektronischen Format versendet werden.

Und auch für umsatzsteuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht, wie z. B. heilberufliche Leistungen, besteht keine Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Ambulante Pflegedienste, deren Leistungen in der Regel umsatzsteuerfrei sind bzw. an Privatpersonen erbracht werden, denen gegenüber keine E-Rechnungspflicht besteht, werden also nur im Ausnahmefall verpflichtet sein, E-Rechnungen auszustellen.

Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es jedoch keine Ausnahmen und keine Übergangsregelung. Bereits ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Anerkannt werden sollen Rechnungen mit dem XStandard und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1). Das gilt auch für die Pflegebranche.

Daher sollten sich alle Pflegeeinrichtungen schon heute mit dem Thema E-Rechnung befassen. Sie müssen für den eigenen Leistungsbezug von anderen Unternehmen, z. B. für Verbrauchsmaterial oder Bürobedarf, in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können.

Beispiel:

Ein ambulanter Pflegedienst bezieht von einem Lieferanten regelmäßig Pflegehilfsmittel. Im März 2025 übersendet der Lieferant seine Rechnung jedoch nicht mehr in Papier, sondern elektronisch als E-Rechnung. Die Bitte des Pflegedienstes um eine Papierrechnung lehnt der Lieferant ab. Zu Recht, denn von der Empfangspflicht gibt es keine Ausnahmen. Der ambulante Pflegedienst muss also zum einen Zugriff auf die E-Rechnung in seiner Einrichtung ermöglichen und zum anderen die elektronische Rechnung in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten und archivieren.

Viele Buchhaltungsprogramme werden dafür leicht handhabbare Lösungen anbieten. Es ist daher ratsam, die digitale Belegverwaltung frühzeitig aufzugreifen. Die Steuerberater von bundesweit 120 ETL ADVISION-Partnerkanzleien unterstützen Sie gerne dabei.

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