Der Startschuss für die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmern (Business-to-Business – kurz: B2B) ist mit dem Wachstumschancengesetz Ende März 2024 gefallen. Alle inländischen Unternehmen – auch ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen – -müssen sich darauf einstellen. Denn ab dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht, d. h. auch Unternehmen aus dem Pflegebereich müssen ab dem 1. Januar in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

Eine E-Rechnung ist dabei nicht jede auf elektronischem Weg versendete Rechnung. Vielmehr handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, wie z. B. im XStandard und im ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1). Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben für eine E-Rechnung entsprechen, wie JPEG-, docx-, tif- oder PDF-Dateien, gelten als sonstige Rechnungen.

E-Rechnungen können per E-Mail versendet, mittels einer elektronischen Schnittstelle oder als Download über ein (Kunden-)Portal bereitgestellt werden. Dafür können auch externe Dienstleister bzw. Drittanbieter eingeschaltet werden.

Von der Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Ausnahmen. Wenn also ein Lieferant, Dienstleister oder Handwerker für seine Leistungen ab 2025 mit einer E-Rechnung abrechnet, kann der Pflegedienst keine Rechnung in Papierform oder PDF fordern. Er kann allerdings seinen Geschäftspartner bitten, ihm noch solch eine sonstige Rechnung zu übersenden, denn für den Aussteller von Rechnungen gibt es Übergangsregelungen.

Für Umsätze, die in der Zeit vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, dürfen Unternehmer noch sonstige Rechnungen (Papierrechnung und PDF) ausstellen. Rechnungen in einem anderen elektronischen Format sind nur zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, können noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. Unabhängig von Übergangsregelungen dürfen Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro weiter in Papierform oder einem anderen elektronischen Format versendet werden.

Und auch für umsatzsteuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht, wie z. B. heilberufliche Leistungen, besteht keine Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Ambulante Pflegedienste, deren Leistungen in der Regel umsatzsteuerfrei sind bzw. an Privatpersonen erbracht werden, denen gegenüber keine E-Rechnungspflicht besteht, werden also nur im Ausnahmefall verpflichtet sein,
E-Rechnungen auszustellen.

Dennoch sollten Pflegeeinrichtungen nicht abwarten, sondern prüfen, ob E-Rechnungen mit der vorhandenen Hardware und Software gelesen, verarbeitet und archiviert werden können und ihren Softwareanbieter kontaktieren, ab wann ein Update erfolgt und welches Rechnungsformat verwendet werden wird. Handeln Sie jetzt. Wir unterstützen Sie dabei.