ApoAktuell: Die Belegausgabepflicht – QR-Code: Ja oder Nein?
Die Belegausgabepflicht – QR-Code: Ja oder Nein?
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, dem sogenannten „Kassengesetz“, hat der Gesetzgeber ab 1. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht bei Nutzung von elektronischen (PC-) Kassensystemen vorgesehen.
Daneben wurden durch die Änderung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) die bereits aus dem Umsatzsteuerrecht geforderten notwendigen Belegangaben um folgende Pflichtangaben ergänzt:
- Der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns/Vorgangsbeendigung
- Die Transaktionsnummer
- Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Diese Angaben werden von der technischen Sicherheitseinrichtung manipulationssicher generiert und auf dem Bon ausgegeben. Spätestens seit dem 1. April 2021 müssen alle elektronischen Kassensysteme über die „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Sie stellt die Manipulationssicherheit der Kassendaten sicher.
Ebenfalls sind ab dem 1.1.2024 der von dem Sicherheitsmodul der TSE im Rahmen einer aufgezeichneten Transaktion festgelegte Prüfwert sowie der fortlaufende Signaturzähler auf dem Beleg auszuweisen.
Die nach § 6 KassenSichV notwendigen Angaben auf dem Beleg können – wie bisher – für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder alternativ ausschließlich als auslesbarer QR-Code ausgewiesen werden. Zur Auslesung des QR-Codes gibt es verschiedene kostenlose Apps, z.B. „fiskalcheck“ oder „DF QR-Code Checker“. Dabei hat der QR-Code der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV) zu entsprechen.
Neben den weiteren Pflichtangaben auf dem Beleg hat nunmehr besonders die mögliche Notwendigkeit – beziehungsweise die möglichen Vorteile – des QR-Code für Aufsehen gesorgt. Dazu ist folgendes festzustellen:
- Der QR-Code auf dem Bon ist (noch) nicht verpflichtend, die Informationen können auch in Textform aufgedruckt werden.
- Es kann aus nachfolgenden Gründen jedoch von Vorteil sein, den QR Code auf dem Ausgabe Bon auszuweisen:
Aktuell kann der Einsatz der TSE nur vor Ort in der Apotheke geprüft werden. Dies kann im Rahmen einer sogenannten Kassennachschau geschehen. Hierzu können Prüfer der Finanzverwaltung – anders als bei einer klassischen, meist vollumfänglichen Betriebsprüfung – unangemeldete Kontrollen der Kassenführung durchführen. Anhand der Belege und der darauf befindlichen Angaben kann die Finanzverwaltung prüfen, ob
- das Kassensystem durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt wird,
- Geschäftsvorfälle laufend erfasst und signiert werden,
- die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts sowie der KassenSichV erfüllt werden,
- das Kassensystem angemeldet worden ist (sobald technisch möglich).
Mit Hilfe des Ausweises der TSE-Mindestangaben als QR-Code auf dem ausgabepflichtigen Beleg kann die Finanzverwaltung – zum Beispiel im Rahmen eines Testkaufs – durch eine schnelle Belegverifikation, u.a. durch den Einsatz der kostenpflichtigen App „AmadeusVerify“, die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen überprüfen und das ohne die Störung des laufenden Apothekenbetriebs. Im Idealfall kann damit eine Kassennachschau auf ein Mindestmaß beschränkt werden.
Enthält der Bon dagegen keinen QR-Code, kann lediglich durch einen Datenexport aus dem (PC-) Kassensystem oder der TSE direkt eine Prüfung der Daten erfolgen. In diesen Fällen wird es meist zu Störungen im betrieblichen Ablauf kommen.
Fazit: Auch wenn die Apotheken aufgrund der hoch technologisierten Warenwirtschaftssysteme nach Dafürhalten der meisten Finanzverwaltungsbehörden aktuell nicht zu den klassischen Risikobetrieben der bargeldintensiven Unternehmen gehören, kann durch den freiwilligen Aufdruck des QR-Codes die Wahrscheinlichkeit einer tiefgreifenden Kassennachschau und somit die Wahrscheinlichkeit einer nachfolgenden umfassenderen Betriebsprüfung signifikant minimiert werden. Das Argument, dass die Bon Länge markant verlängert wird, ist unseres Erachtens zu vernachlässigen.
In dem Zusammenhang sollte unbedingt geprüft werden, ob bei Aufdruck eines QR-Codes (die Finanzverwaltung empfiehlt eine Kantenlänge von 3 cm) die technische Möglichkeit besteht, die vorher abgebildeten Daten – die jetzt im QR Code enthalten sind – nicht mehr auf dem Bon auszuweisen.
Setzen Sie sich hierzu mit Ihrem Warenwirtschaftsanbieter oder Kassensystemhaus in Verbindung. Grundsätzlich sollte sich in der Software auswählen lassen, wie der Kassenbon bedruckt werden soll.
Gerne stehen wir Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung.
