Sommerfeste sind in vielen Unternehmen bereits eine gute und schöne Tradition. Bei all der Vorbereitung und Vorfreude sollten dabei auch steuerliche Fragen nicht außer Acht gelassen werden. Dabei geht es nicht nur um den Betriebsausgabenabzug für das Unternehmen, sondern auch um die steuerliche Behandlung bei den teilnehmenden Arbeitnehmern. Sind Betriebsveranstaltungen lohnsteuerpflichtig oder lohnsteuerfrei? Ist eine Lohnsteuerpauschalierung möglich? Fragen über Fragen. Ob eine Pauschalierung der Lohnsteuer bei Betriebsveranstaltungen zulässig ist, hängt von bestimmten Voraussetzungen ab. Und genau diese waren im vorliegenden Urteilsfall des Bundesfinanzhofs (BFH, Urteil vom 27. März 2024, BFH Urteil VI R 5-22) strittig.

Betriebsveranstaltungen können zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen

So ist zunächst einmal festzuhalten, dass auch Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Betriebsveranstaltungen zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehören. Diese werden vom Gesetzgeber als Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter definiert.

Soweit solche Zuwendungen allerdings den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Lohnsteuerpauschalierung bei Betriebsveranstaltungen

Das Einkommensteuergesetz regelt ebenfalls, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsatz von 25 Prozent erheben kann (und somit der Arbeitnehmer nicht belastet wird), wenn der Arbeitgeber Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt. Dies kommt zum Beispiel bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen jährlich oder dem Überschreiten des Freibetrages von 110 Euro in Betracht, da die geldwerten Vorteile in diesem Fall nicht steuerfrei belassen werden können.

Streitig war im vorliegenden Fall, ob die Pauschalierung der Lohnsteuer auch zulässig ist, wenn eine Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht. Im vorliegenden Fall ging es um eine Vorstands-Weihnachtsfeier und eine Feier des oberen Führungskreises mit jeweils eingeschränktem Teilnehmerkreis.

Offenstehen nur für Freibetrag wichtig

Der BFH hat mit seinem Urteil nunmehr klargestellt, dass die Pauschalierung mit 25 Prozent auch dann zulässig ist, wenn eine Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht. Die Bundesfinanzrichter begründen ihre Entscheidung damit, dass die allgemeine Definition von Betriebsfeiern keine solche Voraussetzung enthält. Die Pauschalierung ist daher auch bei einem eingeschränkten Teilnehmerkreis anwendbar, sofern es sich beim gewährten Vorteil zumindest um eine Betriebsfeier handelt.

Hinweis: Für den Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer bleibt es jedoch bei der Voraussetzung, dass die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern offenstehen muss.

Reaktion der Finanzverwaltung wird erwartet

Es darf spekuliert werden, ob dem Gesetzgeber bei der Einführung der Regelung für Betriebsveranstaltungen ein Fehler unterlaufen ist. Vermutlich war es gewollt, den offenen Teilnehmerkreis auch für die Pauschalierung vorauszusetzen. So sieht es zumindest die Finanzverwaltung. Doch das hat keinen Niederschlag im Gesetzestext gefunden. Aufgrund der derzeit abweichenden Auffassung der Finanzverwaltung wird das Bundesministerium der Finanzen vermutlich reagieren und die Lohnsteuerrichtlinien entsprechend ändern. Aber auch eine Gesetzesänderung ist nicht ausgeschlossen. Bis dahin können sich Steuerpflichtige aber auf das begünstigende Urteil des BFH berufen.

Sozialversicherungsbeiträge können trotz Pauschalierung anfallen

Die richtige steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ist auch für die beitragsrechtliche Beurteilung von entscheidender Bedeutung. Und das bereits im Zeitpunkt der Betriebsveranstaltung und nicht erst Monate später oder gar erst im Rahmen einer Betriebsprüfung. Nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung werden pauschal besteuerte Einnahmen nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt gerechnet und bleiben daher beitragsfrei. Dies gilt jedoch nur dann, soweit diese vom Arbeitgeber oder von einem Dritten mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden. Wenn eine Lohnsteuerpauschalierung beispielsweise erst im Rahmen einer Betriebsprüfung erstmals vorgenommen werden soll, entfällt daher die Sozialversicherungsfreiheit.

Dies hat das Bundessozialgericht in seinem Urteil vom 23. April 2024 (BSG Urteil B 12 BA 3/22 R) bestätigt. Über die Beitragspflicht müsse im Monat des Zuflusses des Arbeitsentgelts entschieden werden. Die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung dürfe nicht von in der Zukunft liegenden möglichen Ereignissen abhängig gemacht werden. Die bloße Möglichkeit der pauschalen Besteuerung reicht nicht aus. Sie muss tatsächlich und mit der Entgeltabrechnung durchgeführt werden.