Brennpunkte der Betriebsprüfung bei Pflegediensten

Was Sie vorlegen und was nicht

Zusätzlich eingestellte Betriebsprüfer der Finanzverwaltung verkürzen die Prüfungsfrequenz. Das spüren auch ambulante Pflegedienste, denn sie müssen immer häufiger mit einer Betriebsprüfung rechnen. Hinzu kommen regelmäßig alle drei bis vier Jahre die Prüfungen der gesetzlichen Rentenversicherung und der Berufs­genossen­schaft. Zudem muss mit Lohnsteueraußenprüfungen gerechnet werden. Geprüft werden alle steuerlich relevanten Daten, insbesondere die Buchführung, das Kassenbuch, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Die Patientendaten und die Pflegedokumentationen gehören dagegen nicht zu den steuerlich relevanten Daten, auch wenn die Finanzverwaltung dies oftmals anders sieht. Sie meint, dass Patientendaten zumindest dann vorzulegen sind, wenn sie lediglich finanzielle Beziehungen zwischen Pflegedienst und dem Betreuten enthalten.

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung ist meist mit einer Aufforderung verbunden, bestimmte Unterlagen vorzulegen und den Zugriff auf digitale Daten einzuräumen. Alle elektronisch erzeugten bzw. empfangenen steuerlich relevanten Daten müssen archiviert und dem Prüfer in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Die elektronische Betriebsprüfung wird immer mehr die traditionelle Belegprüfung ablösen. Spezielle Auswertungsprogramme ermöglichen es den Prüfern, in Sekundenschnelle Daten abzugleichen, Unregel­mäßig­keiten aufzudecken und mit einer Detailprüfung zu beginnen. Wer Daten nicht oder nicht rechtzeitig vorlegt und seine Mitwirkungspflichten verletzt, wird zur Kasse gebeten. Die Finanzverwaltung darf ein Verzögerungsgeld in Höhe von mindestens 25 000 EUR, maximal 250 000 EUR festsetzen.

Was wird geprüft?

Viele Prüffelder nimmt jeder Außenprüfer unter die Lupe, bestimmte Prüffelder nur branchenspezifisch. Bei Pflegediensten werden regelmäßig die umsatzsteuerfreien und -pflichtigen Leistungen, Pflegevereinbarungen mit Pflegekassen und -personen, Arbeitsverträge, Verträge mit Angehörigen, die private Nutzung betrieblicher Fahrzeuge, Reisekosten- und Bewirtungsabrechnungen und der Eigenverbrauch geprüft.

Prüfung der Einnahmen und steuerpflichtiger Umsätze

Neben den umsatzsteuerbefreiten Pflegeleistungen werden oft Zusatzleistungen erbracht, die umsatz­steuer­pflichtig sein können, wie z. B. Schlüsseldienst, Hausnotruf (soweit die Entgelte den von den Pflegekassen getragenen Betrag von derzeit 18,36 EUR übersteigen), Hilfe beim Einkauf und Wäscheservice (soweit es sich hier für den einzelnen Patienten nicht um pflegerische Nebenleistungen nach dem SGB handelt). Geprüft wird, ob die Umsatzsteuer ordnungsgemäß angemeldet und gezahlt wurde bzw. aufgrund der Kleinunternehmer­regelung keine Umsatzsteuer abzuführen ist. Anderenfalls wird die Umsatzsteuer nacherhoben. Im Fokus der Prüfer steht aber auch die Pflege naher Angehörige und guter Bekannter. Gibt es Pflegeverträge? Wird mit einer Kranken- oder Pflegekasse abgerechnet oder wurden umsatzsteuerpflichtige unentgeltliche Leistungen erbracht?

Prüfungsschwerpunkt Eigenverbrauch: Viele Pflegedienste nutzen das „Essen auf Rädern“ nicht nur zur Versorgung der Pflegepersonen, sondern auch für ihre eigene Mittagsversorgung. Werden die Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt an die Mitarbeiter abgegeben, gehört der daraus resultierende geldwerte Vorteil zum lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn und beim Inhaber zum steuerpflichtigen Eigenverbrauch. Wurden die unentgeltlichen Mahlzeiten bislang nicht versteuert, kann es teuer werden.

Prüfungsschwerpunkt Betriebsausgaben: Geprüft wird, ob private und berufliche Kosten sauber voneinander getrennt wurden. Schwerpunkte sind z. B. die Aufwendungen für Berufskleidung, Repräsentations- und Bewirtungskosten, die private Nutzung betrieblicher Fahrzeuge und Reisekosten. Werden z. B. weiße T-Shirts in erheblichem Umfang gekauft, so muss dokumentiert sein, dass es sich hierbei um Dienstkleidung der Mitarbeiter handelt. Bewirtungsbelege werden mit Geburtstagen der Familienangehörigen abgeglichen. Bei Dienstreisen wird eine private (Mit-)Veranlassung vermutet. Bei betrieblichen Fahrzeugen wird geprüft, ob sie auch privat genutzt werden dürfen und wie dies besteuert wurde.

Tipp:

Erhebliche Steuernachzahlungen drohen, wenn die Betriebsprüfer Einnahmen hinzuschätzen und Betriebs­ausgaben kürzen. Doch mit einer guten Vorbereitung und perfekter Unterstützung können Sie mit einem guten Gefühl in eine Betriebsprüfung gehen. Lassen Sie sich dabei helfen!