Private Nutzung betrieblicher Fahrzeuge ist steuerpflichtig

Wirtschaftliche Vorteile gehören zum Lohn

Häusliche Pflegedienste verfügen regelmäßig über einen Fahrzeugpool, mit denen ihre Mitarbeiter zu den betreuten Pflegepersonen fahren. Oft dürfen die Pflegekräfte die betrieblichen Fahrzeuge auch privat und für Fahrten zwischen Wohnung und Pflegedienst nutzen. Damit wird den Mitarbeitern ein wirtschaftlicher Vorteil zugewendet, der als Arbeitslohn zu erfassen ist. Dieser geldwerte Vorteil ist entweder pauschal nach der sogenannten 1 %-Methode zu ermitteln oder mit Hilfe eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches, in dem alle einzelnen Fahrten exakt aufgelistet werden.

Wirtschaftlicher Vorteil aus der privaten Nutzung ist Arbeitslohn

Wird ein Fahrtenbuch geführt, kann die private Nutzung mit dem auf diese Fahrten entfallenden Teil der gesamten Fahrzeugkosten (Benzin, Kfz-Steuer und Versicherung, Reparaturen etc.) ermittelt werden. Führt der Pflegedienstmitarbeiter kein Fahrtenbuch, ist der Nutzungsvorteil nach der 1 %-Regelung zu versteuern. Lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist monatlich 1 % des inländischen Brutto-Listenpreises des Fahr­zeuges zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung. Gemeint ist der Listenpreis des Herstellers. Werkseitig eingebaute Sonderausstattungen und die Umsatzsteuer sind mit zu berücksichtigen. Nur berufsspezifische Sonder­ausstattungen, wie Sonderlackierungen wegen besonderer Firmenbeschriftungen erhöhen den steuer­pflichtigen Vorteil nicht. Gleiches gilt für nachträglich eingebaute Sonderausstattungen, z. B. eine Flüssig­gas­anlage, eine Klimaanlage, eine Standheizung oder ein Navigationsgerät. Auch bei einem Gebrauchtwagen ist nicht der Kaufpreis, sondern der meist wesentlich höhere Brutto-Listenpreis im Erstzulassungszeitpunkt relevant. Das gilt auch für Leasingfahrzeuge.

Fazit: Je teurer das Fahrzeug, desto höher ist der geldwerte Vorteil. Ein Fahrtenbuch kann daher gerade bei Gebrauchtwagen sinnvoll sein.

Zusätzlicher Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Darf ein Pflegedienstmitarbeiter das betriebliche Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­stätte nutzen, ist auch dieser geldwerte Vorteil als lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Ohne Fahrtenbuch ist dieser monatlich pauschal mit 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungs­kilometer oder anhand einer Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zu ermitteln. Bei der monatlichen Pauschale ist es unerheblich, an wie vielen Tagen das betriebliche Fahrzeug tatsächlich für Fahrten zur Arbeit genutzt wird. Die taggenaue Abrechnung spart all den Arbeitnehmern Steuern und Sozialabgaben, die das dienstliche Fahrzeug durchschnittlich an weniger als 15 Tagen pro Monat für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen.

Bei Mitarbeitern eines ambulanten Pflegedienstes muss jedoch geprüft werden, ob sie in jedem Fall über eine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte verfügen. Der Betriebssitz des Pflegedienstes wird zumindest dann zur regelmäßigen Arbeitsstätte, wenn die Pflegedienstmitarbeiter mindestens 20 % ihrer Arbeitszeit am Betriebssitz tätig sind. Das wird oftmals der Fall sein, denn Pflegedienstmitarbeiter halten sich am Betriebssitz während dienstlicher Besprechungen und Schulungen auf, aber auch um sich täglich die Schlüssel für die Wohnungen der zu Betreuenden und die Einsatzpläne abzuholen, um Medikamente einzusortieren und insbesondere, um ihre Pflegedokumentation zu erstellen. Anhand der Dienstpläne oder der elektronischen Zeiterfassung kann genau geprüft werden, wie viel Arbeitszeit am Betriebssitz verbracht wird. Nach dem ab 2014 geltenden neuen Reisekostenrecht wird der Betriebssitz für die Pflegedienstmitarbeiter vermutlich schon dann zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn sie jeden Arbeitstag dort beginnen, um sich die Schlüssel und Hilfsmittel abzuholen, und dann zu ihren täglichen Pflegeeinsätzen fahren.

Tipp:

Dürfen Pflegedienstfahrzeuge ausschließlich für berufliche Fahrten genutzt werden, müssen Sie dies mit einem vertraglich vereinbarten und kontrollierten Nutzungsverbot nachweisen. Die 1 %-Regelung ist schon anzuwenden, wenn es möglich ist, ein betriebliches Fahrzeug auch für private Fahrten zu nutzen. Überprüfen Sie Ihre Dienstwagenregelungen! Sind sie mit der neuen Rechtsprechung vereinbar und wird auch das geregelt, was Sie wollen? Vereinbaren Sie ein Verbot für die private Nutzung, wenn ein Dienstwagen ausschließlich für betriebliche Fahrten genutzt wird und genutzt werden soll! So vermeiden Sie unnötige Steuer- und Beitragsnachzahlungen und eine Lohnsteuerhaftung als Arbeitgeber.