Rechtlicher Rahmen der E-Rechnung
Rechtlicher Rahmen für die E-Rechnungspflicht in Deutschland
Papierlose Büros sind schon längst keine Zukunftsvision mehr. Modernisierung und Digitalisierung schreiten immer schneller voran. Auftragsbearbeitung, Rechnungswesen, Controlling – inzwischen unvorstellbar ohne moderne Technik. Sie ermöglicht, die Effizienz der betrieblichen Abläufe zu steigern und durch höhere Automatisierung Fehler zu reduzieren. Ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro ist die Einführung der E-Rechnung. Für Leistungen zwischen umsatzsteuerlichen Unternehmern wird diese in Deutschland schon zum 1. Januar 2025 eingeführt.
E-Rechnungspflicht ist EU-Projekt – EU-Initiative ViDA
Deutschland ist mit diesem Schritt zur Digitalisierung von Rechnungen nicht allein. Auch andere Mitgliedstaaten der Europäischen Union bereiten sich bereits intensiv auf die Einführung von E-Rechnungen vor, denn die E-Rechnungspflicht ist ein gemeinschaftliches Projekt der Europäischen Union. Grundlage ist die EU-Initiative ViDA.
ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter). Diese Initiative wurde von der EU-Kommission am 8. Dezember 2022 vorgestellt und zielt darauf ab, das geltende Mehrwertsteuerrecht zu modernisieren.
Die Hauptziele der ViDA-Initiative sind
Reduzierung der Kosten durch Einführung digitaler Meldepflichten
Durch die Einführung digitaler Meldepflichten sollen die umsatzsteuerlichen Meldepflichten modernisiert werden, sodass die Informationen, die Steuerpflichtige den Steuerbehörden zu jedem einzelnen Umsatz in elektronischer Form übermitteln müssen, standardisiert werden. Die zusammenfassende Meldung soll entfallen. Gleichzeitig wird die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Umsätze vorgeschrieben. E-Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Dienstleistungen müssen künftig innerhalb von zwei Tagen nach Leistungserbringung erstellt werden. Die Pflichtangaben einer Rechnung müssen dann für jeden einzelnen Umsatz zzgl. Bankverbindung und (vereinbartem) Zahlungsdatum elektronisch übermittelt werden.
Effektive Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs durch Aktualisierung der Regelungen von Plattformen und fiktiven Lieferketten
Die Herausforderungen der Plattformwirtschaft sollen angegangen werden, indem die für die Plattformwirtschaft geltenden Mehrwertsteuervorschriften aktualisiert werden und damit das Problem der Gleichbehandlung in Angriff genommen wird. Die für Plattformumsätze geltenden Vorschriften über den Ort der Dienstleistung sollen präzisiert werden und die Rolle von Plattformen, die die Kurzzeitvermietung von Unterkünften oder Personenbeförderungsdienstleistungen unterstützen, bei der Erhebung der Mehrwertsteuer gestärkt wird. Eine Lieferung des Händlers an die Online-Plattform wird auch bei B2B-Lieferungen steuerfrei. Die Lieferung der Online-Plattform an den Kunden unterliegt der regulären Besteuerung und ist lokal steuerpflichtig (im Inland oder EU-Ausland) bzw. grenzüberschreitend oder als Erwerb im Rahmen des Verbringens steuerfrei (ggf. Meldung im OSS). Die fiktiven Leistungsketten sollen ab 1. Januar 2025 auch für nicht in der EU registrierte Unternehmen, Kleinunternehmer und Privatpersonen gelten, die kurzfristig Unterkünfte vermieten (max. 45 Tage) oder Personenbeförderungen durchführen.
Effektive Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs durch Aktualisierung der Regelungen von Plattformen und fiktiven Lieferketten
Durch die Einführung einer einzigen Mehrwertsteuerregistrierung sollen mehrfache Mehrwertsteuerregistrierungen in der EU entfallen. Die bestehenden Systeme der einzigen Anlaufstelle (OSS) und der einzigen Anlaufstelle für die Einfuhr (IOSS) sowie der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft müssen verbessert und erweitert werden, um die Fälle, in denen ein Steuerpflichtiger sich in einem anderen Mitgliedstaat registrieren muss, auf ein Mindestmaß zu beschränken.
Zeitplan der EU für die E-Rechnungspflicht
Die Europäische Union hat sich einen ambitionierten Zeitplan gesetzt. Das digitale Meldesystem soll eigentlich zum 1. Januar 2028 eingeführt werden.
In der EU werden aber bereits Verschiebungen im Zeitplan diskutiert:
- Einführung eines digitalen Meldesystems für innergemeinschaftliche Umsätze in Echtzeit ab 2030 oder 2032 (bisher geplant: 2028)
- Verpflichtende elektronische Rechnungen ab 2030 oder 2032 (bisher geplant: 2028)
- Fiktive Leistungsketten bei der Personenbeförderung und Kurzzeitvermietung von Unterkünften ab 2026 (bisher geplant: 2025)
- Einheitliche Registrierung für Mehrwertsteuerzwecke für Unternehmen mit Kunden in anderen Mitgliedsstaaten ab 2026 (bisher geplant: 2025)
Deutschland startet zum 1. Januar 2025
Mit dem Ende März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz wurden die Regelungen zur E-Rechnung in das Umsatzsteuergesetz eingefügt. Damit wird für Leistungen zwischen umsatzsteuerlichen Unternehmern (B2B) in Deutschland zum 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht eingeführt.
Das bedeutet: Unternehmen müssen über kurz oder lang Rechnungen elektronisch versenden sowie empfangen können.
Hinweis: Um sich trotzdem bestmöglich und schnell auf das geplante Meldesystem vorzubereiten, hat der Rat der Europäischen Union Deutschland am 25. Juli 2023 die Erlaubnis zur vorzeitigen Einführung der E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze erteilt.
Diese Ermächtigung ist zwar bis Ende 2027 befristet, sie kann jedoch verlängert werden, sofern die europäische Lösung bis dahin nicht umgesetzt sein sollte.
- E-Rechnungsempfang:
Alle umsatzsteuerlichen Unternehmen in Deutschland müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Ausnahmen soll es nicht geben. - Erstellung und Versendung von E-Rechnungen:
Für die leistenden Unternehmer gewährt der Gesetzgeber bis zum 31. Dezember 2027 noch einige Übergangsregelungen, die den Umstieg auf die E-Rechnung etwas sanfter gestalten sollen. Leistende Unternehmen haben ab dem 1. Januar 2025 zunächst ein Wahlrecht. Sie können entscheiden, ob sie bereits E-Rechnungen versenden wollen.
E-Rechnungspflicht gegenüber Behörden bereits seit 2020
Unternehmen, die ihre Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern erbringen, kennen die elektronische Rechnung schon seit einiger Zeit. Denn bereits seit 27. November 2020 sind alle Lieferanten öffentlicher Auftraggeber des Bundes verpflichtet, ihre Leistungen in elektronischer Form abzurechnen. Auch die Länder und Kommunen sind nachgezogen.
Gegenüber Behörden besteht in Deutschland bereits nahezu flächendeckend E-Rechnungspflicht.
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