E-Rezept ab 2024 Pflicht!
– aus analog wird digital

E-Rezept ab 2024 Pflicht!

Das elektronische Rezept (E-Rezept) dominiert inzwischen das Versorgungsgeschehen. Das rosafarbene Papier-Rezept wurde am 1. Januar 2024 durch das E-Rezept abgelöst. Versicherte erhalten verschreibungspflichtige Arzneimittel nur noch per E-Rezept und können dieses mit ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK), per App oder mittels Papierausdruck einlösen.

Apotheken sind bereits seit dem 1. September 2022 flächendeckend in ganz Deutschland in der Lage, E-Rezepte einzulösen und mit den Krankenkassen abzurechnen. Seit dem 1. Januar 2024 sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, digitale Rezepte auszustellen, wenn sie verschreibungspflichtige Arzneimittel verordnen. Die vorgesehene Sanktion für die Verweigerung greift allerdings erst später.

Für Versicherte bedeutet das E-Rezept mehr Komfort und weniger Wege in die Arztpraxis, Folgerezepte können ohne erneuten Patientenbesuch ausgestellt werden. Auch nach Videosprechstunden können sie sich ein E-Rezept ausstellen lassen. Zudem verbessert es das Medikamentenmanagement, vor allem wenn es in Verbindung mit dem Medikationsplan in der elektronischen Patientenakte (ePA) genutzt wird. So bietet es für Patientinnen und Patienten mehr Sicherheit.

Wie funktioniert das E-Rezept?

Das E-Rezept wird von einer Ärztin bzw. einem Arzt digital erstellt, signiert und in der Arztpraxis auf einem zentralen System (E-Rezept-Fachdienst) gespeichert. Anschließend können es Patientinnen und Patienten in einer Apotheke einlösen. Dafür brauchen sie ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK), die E-Rezept-App oder einen Papierausdruck. Um das Rezept abzurufen, nutzt die Apotheke den E-Rezept-Fachdienst. Der Papierausdruck ist nicht das Rezept.

Wie funktioniert das Einlösen mit der elektronischen Gesundheitskarte?

Das Einlösen gelingt durch einfaches Stecken der eGK in das Kartenlesegerät. Die Apothekerin oder der Apotheker kann E-Rezepte der Versicherten dann im E-Rezept-Fachdienst abrufen und einlösen. Für die Nutzung ist keine PIN nötig.

Wie funktioniert das Einlösen mit der E-Rezept-App?

Versicherte benötigen für die Anmeldung in der App eine NFC-fähige eGK und eine PIN. Anschließend können E-Rezepte mit der App digital einer Apotheke zugewiesen oder in einer Apotheke (mit dem Rezeptcode) vorgezeigt werden. Es können auch die digitalen Identitäten für die Anmeldung genutzt werden.

Wie funktioniert das Einlösen per Papierausdruck?

Versicherte können sich zur Nutzung des E-Rezepts in der Arztpraxis auch einen Papierausdruck geben lassen. Anstatt eines rosafarbenen Rezepts erhalten Patientinnen und Patienten dann einen Papierausruck mit Rezeptcode. Durch Scannen dieses Codes in der Apotheke kann das Medikament ausgegeben werden.

Anforderungen der Finanzverwaltung

Das E-Rezept bietet Apothekern die Chance, das Abrechnungsprocedere ohne viel Aufwand und mit Risikominimierung direkt bis in die eigene Buchführung digital abzubilden. Durch die Direktabrechnung der Rezepte entstehen neue, kürzere Arbeitsabläufe in der Apotheke. In der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Warenwirtschaft lässt sich dies durch die Art nutzen, wie die Abrechnungsdaten in die Buchführung einfließen. Selbstverständlich müssen bei jedem Schritt Datensicherheit und Datenschutz berücksichtigt werden.

Völlig unabhängig von der gewählten Form der Abrechnung gelten bei den Anforderungen der Finanzverwaltung immer die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sämtliche Buchhaltungsdaten müssen ebenso wie die Daten aus der Warenwirtschaft digital vorhanden, nachprüfbar, nachvollziehbar und unveränderbar sein.

Wichtig ist auch, der Forderung der Finanzverwaltung nachzukommen, eine möglichst differenzierte Verfahrensdokumentation über die Verarbeitungsprozesse einzurichten, die allen bekannt ist und eingehalten wird. Sie ist bereits seit 2015 Pflicht und umfasst alle Bereiche steuerlich relevanter Prozesse. Für den Prozess der Direktabrechnung muss eine eigene Verfahrensdokumentation erstellt werden.

Erforderlich ist auch ein Internes Kontrollsystem (IKS), über die Einhaltung und Dokumentation der Verfahren und Prozesse. In Betriebsprüfungen wird als erstes gefragt, ob eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Das Fehlen gilt bereits als Mangel, und Prüfer verweisen darauf, dass sie Strafmaßnahmen (z.B. Umsatzhinzuschätzungen) einleiten können. Umgekehrt kann das Vorliegen eines IKS ein Indiz für fehlenden Vorsatz darstellen. Es empfiehlt sich, dies für die Abrechnung der Rezepte umzusetzen.

Falls die Prozesse über ein herkömmliches Abrechnungszentrum und eine Plattform zur Direktabrechnung parallel laufen, sind sie getrennt zu beschreiben. Damit ist auch für den fremden Dritten – die Finanzverwaltung – in der Prüfung zweifelsfrei erkennbar, über welchen Weg das jeweilige Rezept abgerechnet wird.

Nicht zuletzt sind neben den Formvorschriften auch bei digitalen Prozessen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten.Die vollumfängliche Umsetzung des E-Rezepts bis in die eigene Apothekenverwaltung hinein bietet eine Chance sich zukunftsweisend digital auszurichten und den Kunden eine Handlungsplattform zu bieten, die zu den sich verändernden Kundenwünschen passt. Positionieren Sie so Ihre Apotheke als moderner und zuverlässiger Partner und nutzen Sie mit einer abgestimmten, digitalen Prozesskette das volle Potential des digitalen Wandels, um modern und zukunftsfähig zu sein.

ETL Advision war am 20. Juni 2023 auf dem 4. E-Rezept-Summit mit scanacs dabei. Schauen Sie sich die Aufzeichnung an.