Die Ferien- und damit Reisezeit ist in vollem Gange. Doch auch vor den Urlaubsangeboten macht die Inflation nicht halt. Umso mehr freuen sich Beschäftigte, wenn der Arbeitgeber die Urlaubskasse etwas aufbessert. Das geht nicht nur durch steuerpflichtiges Urlaubsgeld, sondern auch durch Erholungsbeihilfen, die für den Arbeitnehmer sogar steuerfrei bleiben.

Erholung für die Urlaubskasse

Unabhängig vom eventuell gezahlten Urlaubsgeld kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer 156 Euro pro Jahr als Erholungsbeihilfe zukommen lassen. Ist der Arbeitnehmer verheiratet, kommen noch einmal 104 Euro für den Ehegatten hinzu und weitere 52 Euro für jedes steuerlich berücksichtigungsfähige Kind, das noch im elterlichen Haushalt wohnt. Für eine Familie mit 2 Kindern bedeutet das immerhin jährlich zusätzlich 364 Euro. Auch bei Arbeitnehmern, die im Rahmen eines Mini-Jobs beschäftigt werden, darf die Erholungsbeihilfe gezahlt werden. Eine Anrechnung auf die Geringfügigkeitsgrenze findet in diesem Fall nicht statt.

Besonders erfreulich: Für den Arbeitnehmer bleibt das Ganze steuer- und sozialabgabenfrei. Nur der Arbeitgeber muss die Beihilfe mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer pauschal besteuern. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an.

Die Zahlung muss jedoch in einem zeitlichen Zusammenhang mit dem Urlaub des Arbeitnehmers stehen. Sie sollte deshalb nicht länger als 3 Monate vor oder nach dem Erholungsurlaub liegen. Wichtig zu wissen ist auch, dass die Beträge Jahreshöchstbeträge sind. Werden die Jahreshöchstbeträge überschritten, sind nur die übersteigenden Beträge lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Erholungsbeihilfe muss nicht in einem Betrag gezahlt werden, auch eine Aufteilung im Rahmen der Höchstbeträge ist möglich.

Der Arbeitgeber sollte sich von seinem Mitarbeiter eine schriftliche Bestätigung über die Verwendung der Erholungsbeihilfe geben lassen und diese zu den Lohnunterlagen legen. Für Kinder ist ebenfalls der Nachweis über die steuerliche Berücksichtigungsfähigkeit beim Arbeitnehmer (z.B. in Form von Schul-, Ausbildungs- oder Studienbescheinigungen) zum Lohnkonto zu nehmen. Damit können Streitigkeiten bei einer späteren Betriebsprüfung vermieden werden.

Wenn es etwas mehr sein darf

Möchte der Arbeitgeber mehr als die in der Höhe begrenzte Erholungsbeihilfe zahlen, kommt das klassische Urlaubsgeld in Frage. Urlaubsgeld wird entweder (tarif)vertraglich vereinbart oder als freiwillige Leistung gezahlt. Bei einer freiwilligen Zusage kann der Arbeitgeber jedes Jahr je nach Geschäftslage neu entscheiden, ob Urlaubsgeld gezahlt werden soll.

Tipp: Arbeitgeber sollten jedes Jahr mit einem Schreiben darauf hinweisen, dass es sich um eine freiwillige Zahlung ohne zukünftigen Anspruch handelt. Nur so kann eine „betriebliche Übung“ ausgeschlossen werden. Die Arbeitsrechtsspezialisten der ETL Rechtsanwälte unterstützen Sie dabei gern.

Nach einer aktuellen Studie erhalten 47 Prozent aller Beschäftigten Urlaubsgeld. Bei den tarifgebundenen Mitarbeitern sind es sogar 74 Prozent. Die Höhe variiert je nach Branche stark. Urlaubsgeld kann pauschal in einer Summe, z. B. als 13. Monatsgehalt, als ein fester Betrag pro Urlaubstag oder als Aufschlag zum Urlaubsentgelt gezahlt werden. Davon abhängig ist auch die Berechnungsmethode für das Urlaubsgeld.

Hinweis: Urlaubsgeld ist eine im Regelfall freiwillige Sonderzahlung und nicht zu verwechseln mit dem Urlaubsentgelt, also der Lohn- und Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs des Mitarbeiters.

Die lieben Steuern

Anders als die Erholungsbeihilfe ist Urlaubsgeld voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Versteuerung erfolgt grundsätzlich im Monat der Zahlung als sonstiger Bezug. Die Lohnsteuer ist unter Anwendung der Jahreslohnsteuertabelle nach dem für sonstige Bezüge geltenden besonderen Verfahren zu berechnen. Dabei wird zunächst der voraussichtliche Jahresarbeitslohn ohne sonstigen Bezug und die entsprechende Lohnsteuer laut Jahrestabelle ermittelt. Um die Lohnsteuer für den sonstigen Bezug zu ermitteln, wird dann diesem Betrag der voraussichtliche Jahresarbeitslohn mit sonstigem Bezug und die entsprechende Lohnsteuer laut Jahrestabelle gegenübergestellt.

Erfolgt die Zahlung des Urlaubsgeldes jedoch jeweils als Zuschlag zum Urlaubsentgelt, liegt kein sonstiger Bezug vor und es erfolgt eine Besteuerung als laufender Arbeitslohn.

Hinweis: Die Zahlung einer steuerfreien Inflationsausgleichsprämie (IAP) anstatt von (tarif)vertraglich vereinbartem Urlaubsgeld ist nicht möglich, denn die Zahlung einer IAP muss zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Auch bei bislang freiwilliger Zahlung von Urlaubsgeld ist sehr sorgfältig zu prüfen, ob tatsächlich kein Anspruch des Arbeitnehmers auf eine derartige Zahlung besteht. Denn ansonsten entfällt die Steuer- und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit der IAP.

In jedem Fall einmalig

Sozialversicherungsrechtlich ist Urlaubsgeld auch bei Zahlung als Zuschlag als einmalig gezahltes Entgelt zu behandeln. Einmalig gezahlte Entgelte sind Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden. Übersteigt das Urlaubsgeld zusammen mit dem laufenden Arbeitsentgelt die einschlägigen Beitragsbemessungsgrenzen, so wird es nur anteilig bis zur Höhe der Beitragsbemessungsgrenzen verbeitragt. Der übersteigende Teil bleibt sozialversicherungsfrei.

Die gesonderte Ermittlung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts ist nicht erforderlich, wenn das laufende Arbeitsentgelt zuzüglich des Urlaubsgeldes die Beitragsbemessungsgrenzen des Entgeltzahlungszeitraums nicht überschreitet.